Przewodnik po zarządzaniu parkingiem firmowym

W poprzednim rozdziale rozmawialiśmy o efektywności parkingu. Większość z omawianych w nim problemów i rozwiązań można przełożyć na regulamin parkingu biura. 

Dobranie odpowiedniego regulaminu parkingu dla pracowników w twoim biurze może być stresującym procesem. Parkowanie dotyczy wszystkich pracowników, którzy dojeżdżają do biura, od szeregowych pracowników, aż po stanowiska dyrektorskie. Spójrzmy prawdzie w oczy: sprawy związane z miejscami parkingowymi mogą szybko stać się bardzo emocjonalne. 

Istnieje pięć głównych podejść do zasad parkowania, które możesz przyjąć w swoim regulaminie. Żadne z nich nie jest doskonałe, ale niektóre mogą działać lepiej niż pozostałe. 

Każde z nich zaczyna od najczęstszego status quo: miejsc parkingowych jest mniej niż faktycznych pracowników. 

Źródło

Zacznijmy więc od analizy wad i zalet tych podejść. 

Polityka “kto pierwszy, ten lepszy” 

Jest to najbardziej powszechne podejście w regulaminach parkingów. Pracownicy parkują w każdym dostępnym miejscu na zasadzie “kto pierwszy, ten lepszy”. 

Zalety: 

• Łatwa do wdrożenia i zarządzania. 
• Nie wymaga dodatkowych systemów ani urządzeń. 
• Opłacalna, ponieważ nie wymaga wdrożenia dodatkowych technologii. Jest to opcja, która najlepiej sprawdza się w przypadku mniejszych firm. 
• Nie faworyzuje nikogo. 

Wady: 

• Brak przewidywalności. Powiedzmy, że John spotyka się z klientem o 14:00, ale musi wrócić do biura i dokończyć wysyłanie kilku maili. Rano udało mu się zaparkować na biurowym parkingu. Czy teraz, gdy wróci ze spotkania, znajdzie wolne miejsce? 
• Pracownicy, którzy nie mogą przyjść do pracy wcześnie, ponieważ np. odprowadzają dzieci do przedszkoli lub szkół, mają mniejsze szanse na znalezienie miejsca parkingowego. 
• Zatory parkingowe: Jeśli parking jest ograniczony, pracownicy mogą być zmuszeni do spędzania czasu na krążeniu po parkingu w poszukiwaniu miejsca, co może powodować spóźnienia i frustrację. 
• Brak priorytetu: Podejście to nie traktuje priorytetowo niektórych pracowników, takich jak kadra kierownicza lub pracownicy niepełnosprawni, którzy mogą potrzebować bliższych lub zarezerwowanych miejsc parkingowych. 

Firmy, które przyjmują takie podejście w swoich regulaminach parkingowych, chcą odejść od hierarchicznej struktury parkingowej. Starają się być sprawiedliwe. 

Podsumowując, zasada “kto pierwszy, ten lepszy” jest być prostym i opłacalnym rozwiązaniem dla firm posiadających dużo miejsc parkingowych. Choć nadmiar miejsc to rzadka rzecz. 

W przypadku firm, które mają ograniczone możliwości parkowania, konieczne może być rozważenie innych podejść do tematu, aby zapewnić sprawiedliwy i efektywny podział miejsc parkingowych. 

Zarezerwowane lub przydzielone miejsca parkingowe 

System przydzielonych miejsc parkingowych pozwala niektórym pracownikom na posiadanie miejsc oznaczonych ich nazwiskiem lub numerem. Takie podejście w regulaminie parkingu jest często stosowane w przypadku kadry kierowniczej, menedżerów lub pracowników niepełnosprawnych. 

Zalety: 

• Dostępność. Zarezerwowane miejsca parkingowe zapewniają dostęp do nich pracownikom, którzy z powodu niepełnosprawności lub innych przyczyn wymagają bliższych miejsc parkingowych. 
• Priorytetowość. Dyrektorzy, kierownicy i inni kluczowi pracownicy mogą otrzymać priorytetowe miejsca parkingowe, ułatwiające im wjazd i wyjazd z biura oraz udział w ważnych spotkaniach lub wydarzeniach. 
• Wydajność. Pracownicy posiadający zarezerwowane miejsca parkingowe nie muszą tracić czasu na szukanie miejsca parkingowego, co może poprawić wydajność parkingu i ograniczyć spóźnienia. 

• Bezpieczeństwo. Zarezerwowane miejsca parkingowe mogą znajdować się w dobrze oświetlonych miejscach, co zmniejsza ryzyko wypadków lub innych problemów związanych z bezpieczeństwem. 

Wady: 

• Ograniczenia przestrzeni. Zarezerwowane miejsca parkingowe mogą zajmować znaczną ilość miejsca, co może być problemem dla firm z ograniczonym parkingiem. 
• Poczucie niesprawiedliwości. Pracownicy, którzy nie mają przypisanych miejsc parkingowych mogą czuć się urażeni lub niedocenieni, czy dyskryminowani, co może prowadzić do negatywnego morale i niższej satysfakcji z pracy. 

Ogólnie rzecz biorąc, zapis w regulaminie o przypisanych/zarezerwowanych miejscach parkingowych może być skutecznym sposobem na priorytetowe traktowanie kluczowych pracowników i zapewnienie dostępności dla pracowników niepełnosprawnych. Jednak firmy powinny mieć świadomość, że taka polityka wpływa na poczucie sprawiedliwości i w firmie. 

“Mieszane” zasady parkowania 

Ten typ regulaminu parkingu jest mieszanką pomiędzy zasadą „przydzielonych miejsc” i „kto pierwszy, ten lepszy”. Jest to popularne podejście, w którym kluczowi pracownicy otrzymują przypisane miejsca, a pozostałe wolne miejsca podlegają metodzie “kto pierwszy, ten lepszy”. 

Zalety: 

• Priorytetowość. Dyrektorzy, kierownicy i inni kluczowi pracownicy mogą otrzymać priorytetowe miejsca parkingowe, ułatwiające im wjazd i wyjazd z biura oraz udział w ważnych spotkaniach lub wydarzeniach. 
• Łatwa do wdrożenia i zarządzania. 

Wady: 

• Poczucie niesprawiedliwości. Pracownicy, którzy nie mają przypisanych miejsc parkingowych mogą czuć się urażeni lub niedocenieni, czy dyskryminowani, co może prowadzić do negatywnego morale i niższej satysfakcji z pracy.
• Pracownicy, którzy nie mogą przyjść do pracy wcześnie, ponieważ np. odprowadzają dzieci do przedszkoli lub szkół, mają mniejsze szanse na znalezienie miejsca parkingowego. 

Taki zapis w regulaminie parkingu miesza zarówno zalety, jak i wady polityki “przydzielonych miejsc” i “kto pierwszy, ten lepszy”. 

Regulamin parkowania oparty na loterii 

W ramach tego regulaminu parkowania, pracownicy biorą udział w loterii, która decyduje o tym, kto otrzyma miejsce parkingowe na określony czas, np. miesiąc lub kwartał. Można to zrobić elektronicznie lub poprzez fizyczne losowanie. Zwycięzcy mogą wtedy parkować na wyznaczonym miejscu przez dany okres. 

Zalety: 

• Uczciwość. Zasada loterii parkingowej zapewnia, że miejsca parkingowe są rozdzielane losowo, co dla wielu pracowników może wydawać się najbardziej sprawiedliwym sposobem. 
• Zmniejszona frustracja. Pracownicy, wiedząc, że miejsca parkingowe są rozmieszczone losowo, mogą być mniej sfrustrowani, gdy nie mogą znaleźć miejsca parkingowego. 
• Zachęcenie do korzystania z alternatywnych środków transportu. Pracownicy, którym nie przyznano miejsca parkingowego, mogą być zachęcani do korzystania z alternatywnych środków transportu, takich jak transport publiczny lub carpooling.

Wady: 

• Niedogodności. Pracownicy, którzy nie zostali wybrani na miejsce parkingowe, mogą być zmuszeni do parkowania w odległej lokalizacji lub znalezienia alternatywnego parkingu, co może być niewygodne i czasochłonne. Im dłuższe okresy rotacyjne, tym bardziej uciążliwe są niedogodności. 
• Obniżone morale. Pracownicy, którzy konsekwentnie nie są wybierani na miejsce parkingowe, mogą czuć się niedowartościowani lub niedocenieni, co może obniżyć morale i satysfakcję z pracy. Im dłuższe okresy rotacyjne, tym gorsze morale. 
• Mikrozarządzanie. Każda loteria musi być przeprowadzona przez kierownictwo biura. Prawa dostępu muszą być cofane i wydawane po raz kolejny, co może powodować dużo pracy i zamieszania. 

Ogólnie rzecz biorąc, regulamin parkingu oparty na loterii miejsc może być skutecznym sposobem na sprawiedliwy podział ograniczonych miejsc parkingowych. Jednak firmy powinny być świadome potencjalnych wad i podjąć kroki w celu złagodzenia wszelkich negatywnych skutków dla morale i produktywności pracowników. 

System płatnego parkingu 

Powiedzmy sobie szczerze: parkowanie jest drogie. Nie tylko dla pracowników, ale także dla pracodawców i deweloperów. Jako pracownik możesz myśleć, że parking jest darmowy, ale tak naprawdę nigdy tak nie jest. Dlaczego? Cóż, pracodawcy mogą płacić nawet tysiące złotych miesięcznie za swoje parkingi. W ostatnich latach pracodawcy znaleźli sposób, aby płacić mniej za miejsca parkingowe, wchodząc w programy cash-out. 

Jak działają takie programy? 

Pracodawcy mogą pokrywać pełen koszt dojazdu pracownika lub zapłacić im, aby nie dojeżdżali do pracy własnym samochodem. W ten sposób mogą płacić mniej za miejsca parkingowe, jednocześnie zachęcając do korzystania z alternatywnych form transportu, a nawet poprawiając ruch drogowy w miastach, dzięki mniejszej liczbie samochodów. 

A to historia sukcesu takiego systemu w Seattle’s Children Hospital. 

Ideą tego programu było obniżenie wskaźnika samotnych dojazdów do pracy. Oto co zrobił szpital: 

• Oferują pracownikom premię w wysokości 4,50 USD dziennie za korzystanie z alternatywnych form dojazdu do pracy (rower, spacer, tranzyt, telepraca, carpool, vanpool). 
• Zorganizowane dojazdy do pracy są w 100% finansowane przez szpital. 
• Dofinansowane przeglądy rowerów dla osób zobowiązujących się do dojazdów rowerem przynajmniej 2 razy w tygodniu. 
• Pracownicy, którzy zgodzą się jeździć na rowerze dwa lub więcej dni w tygodniu, otrzymują od szpitala darmowy rower. 

• Dni bezpłatnego parkowania. Szpital umożliwił pracownikom, którzy zobowiązali się do korzystania z alternatywnego środka transportu, możliwość bezpłatnego parkowania przez 3-5 dni w miesiącu. 

Jak taki system zadziałał w praktyce? 

• W rezultacie 9% pracowników szpitala dojeżdża do pracy na rowerze, co dwukrotnie przewyższa średnią dla miasta. 
• Zmniejszył się także wskaźnik samotnych dojazdów do pracy z 73% do 37,4%. 

Regulamin parkingu oparty na rezerwacji miejsc parkingowych 

Wszystko zaczęło się od arkusza kalkulacyjnego, w którym kierownik biura zarządzał potrzebami parkingowymi współpracowników. Potem ludzie zaczęli komunikować się przez WhatsApp, albo Slack, a następnie powstała potrzeba stworzenia dedykowanych aplikacji parkingowych. 

Bez automatyzacji sprawy mogłyby szybko obrócić się w chaos, gdy pracownicy ustawialiby się w kolejce do recepcji, aby rozwiązać swoje problemy z parkowaniem. Wtedy na ratunek przyszły aplikacje pozwalające pracownikom zarezerwować miejsca parkingowe z wyprzedzeniem i na określony czas. Teraz kierownik biura może wreszcie odetchnąć. 

Sprawdźmy zalety i wady korzystania z aplikacji do rezerwacji miejsc parkingowych: 

Zalety:

• Aplikacja do obsługi miejsc parkingowych da pracownikom autonomię, dzięki której będą mogli zarezerwować miejsce, gdy będą go potrzebować, bez dodatkowych wizyt w recepcji. 
• Przewidywalność. Pracownicy będą znali status dostępnych miejsc parkingowych i będą odpowiednio planować swój dzień w biurze. 
• W takich aplikacjach można również zarządzać przypisanymi miejscami. 
• Niektóre aplikacje posiadają również rozwiązania, które pomagają przy problemach z parkowaniem. Przykładowo, Tidaro pozwala na rozwiązywanie problemów, m.in. gdy ktoś blokuje czyjś samochód. 

• Niektóre aplikacje pozwalają użytkownikom na zapisanie tablic rejestracyjnych swoich samochodów. 
• Niektóre aplikacje pozwalają zarządcom parkingów na podzielenie ich na strefy i przypisanie im kierowników tych stref. 
• Mniej wizyt w recepcji. 
• Mniej pretensji ze strony pracowników, którzy czują, że taka polityka jest bardziej inkluzywna i sprawiedliwa. 
• Koniec z pracownikami błądzącymi po biurowym parkingu w poszukiwaniu wolnego miejsca. 

• Koniec z chaosem spowodowanym ręcznym wpisywaniem danych w arkuszach kalkulacyjnych. 
• Takie aplikacje mogą również ułatwić parkowanie gościom. 
• Pracownicy, którzy nie mogą przyjść wcześniej do pracy, np. odprowadzają dzieci do przedszkoli lub szkół, nie muszą się już martwić, że nie będzie dla nich miejsca parkingowego. 

Wady: 

• Brak 100% dokładności pomiarów obłożenia parkingu bez instalowania specjalnych czujników. Dlaczego? Może się zdarzyć, że ktoś, kto nie zarezerwował miejsca, pojawi się na parkingu i zajmie miejsce kogoś innego. Jest to coś, co niektóre aplikacje traktują jako pewnego rodzaju naruszenie (np. Tidaro). Takie sytuacje powinny być również uwzględnione w Regulaminie parkingu firmy, aby wprowadzić większą dyscyplinę na. 

Jak stworzyć regulamin parkingu firmy 

Źródło

Regulamin parkingu firmy powinien zawierać wytyczne, które będą miały zastosowanie do pracowników, gości i kontrahentów. Oto kilka elementów, które mogą znaleźć się w firmowym regulaminie parkingu: 

• Uprawnienia do parkowania. Firmy będą musiały zdecydować, którzy pracownicy są uprawnieni do parkowania i jak będą przydzielane miejsca parkingowe. 

• Godziny parkowania dla pracowników i gości. 
• Jak zarządza się dostępem dla gości? 
• Miejsca parkingowe. Firmy będą musiały określić wielkość liczbę parkingowych, a w tym czy wyznaczone miejsca będą zarezerwowane dla pracowników niepełnosprawnych, kobiet w ciąży lub osób o innych specjalnych potrzebach. Pomocna byłaby również mapa parkingu. 
• Karnety lub zezwolenia na parkowanie. Czy są one potrzebne? Czy też pracownicy wjeżdżają na parking na podstawie tablic rejestracyjnych? 

A oto przykład: 

Na parking zakładowy mogą wjechać tylko pracownicy posiadający przepustkę. Przepustki wydawane są przez dział administracji, na podstawie tablic rejestracyjnych. W przypadku zmiany danych osobowych lub informacji o pojeździe, pracownik powinien niezwłocznie powiadomić dział administracji. 

• Oprogramowanie i sprzęt na parkingu. Czy parking korzysta z czujników? Jak one działają? Co pracownicy muszą wiedzieć przed pierwszym parkowaniem? Czy używana jest aplikacja do rezerwacji miejsc parkingowych? Jeśli tak, jak pracownicy powinni korzystać z tej aplikacji? 
• Wykroczenia parkingowe. Jakie są najczęstsze naruszenia parkingowe? W jaki sposób są one traktowane? Czy będą nakładane mandaty, działania dyscyplinarne lub inne środki? 

Kilka przykładów zarządzania wykroczeniami: 

1. Pracownicy, którzy blokują wejścia frontowe lub tylne podlegają karze grzywny. 
2. Jeśli ktoś zaparkuje na miejscu zarezerwowanym dla osób niepełnosprawnych, będą podejmowane środki dyscyplinarne. 
3. Ostrzeżenie otrzymają osoby, które blokują dostęp do koszy na śmieci lub parkują ukośnie. 
4. Pierwsze wykroczenie będzie skutkowało upomnieniem ze strony kierownictwa firmy. Ciągłe naruszanie polityki parkingowej może skutkować usunięciem zezwolenia na parkowanie. 
5. Jeśli pracownik jedzie w podróż służbową, nie powinien zostawiać samochodu na parkingu, w innym razie otrzyma pisemne wezwanie. 
6. Nieuprawnione lub nieprawidłowo zaparkowane pojazdy będą odholowywane na koszt właściciela. 
7. Jeśli pracownicy zajmują miejsce parkingowe z dostępem do ładowarki EV, powinni zwolnić miejsce po naładowaniu swojego pojazdu, w przeciwnym razie mogą zostać ukarani mandatami. 

• Środki bezpieczeństwa. Upewnij się, że obiekt parkingowy jest dobrze oświetlony, posiada wystarczające środki bezpieczeństwa i ochrony, takie jak kamery monitoringu lub fizycznych ochroniarzy. Co się stanie, jeśli samochód zostanie uszkodzony na parkingu? Kto jest odpowiedzialny? 

Firmy, które nie posiadają kamer bezpieczeństwa, mogą wydać specjalne oświadczenie, jak np.: 

1. Nie ponosimy odpowiedzialności za wandalizm, czy uszkodzenia samochodu pracowników. 
2. Pracownicy korzystają z parkingów firmowych na własne ryzyko i powinni zamykać swoje samochody zostawiane na parkingu. 

• Alternatywne środki transportu. W jaki sposób firma zachęca do korzystania z rowerów, carpoolingu lub transportu publicznego? Jakie korzyści się z tym wiążą? 
• Egzekwowanie regulaminu. W jaki sposób regulamin parkingu jest egzekwowany? Kto będzie zajmował się wdrażaniem regulaminu? Kto będzie przyjmował wnioski, uwagi lub skargi? 
• Komunikacja. Upewnij się, że regulamin parkingu został przekazany wszystkim pracownikom i że mają oni do niego łatwy dostęp. Jeśli pojawią się aktualizacje, upewnij się, że odpowiednio je rozpowszechniasz. 

Ocena regulaminu parkingu 

Po ustaleniu regulaminu parkingu dla pracowników, zadbaj o uzyskanie informacji zwrotnej. Jeśli wdrożenie regulaminu się powiedzie, możesz wkrótce zauważyć wzrost zadowolenia pracowników. 

Możesz też wykorzystać ankiety zwrotne. Pamiętaj, aby zapoznać się z odpowiedziami. Mogą one posłużyć jako inspiracja do wyjścia z nowymi sposobami optymalizacji parkingu. 

Wdrożenie właściwych zasad parkowania jest korzystne zarówno dla organizacji, jak i jej pracowników. Może przyczynić się do zmniejszenia porannego stresu związanego z parkowaniem i pomóc pracownikom lepiej rozpocząć dzień pracy. Również osoby z działów HR i administracji biura zaoszczędzą czas, co pozwoli im skupić się na ważniejszych zadaniach.

Podsumowanie