W krajobrazie postpandemicznych modeli pracy, nikogo nie dziwią już systemy rezerwacji w biurach. Jednak każde nowe narzędzie wiąże się z poniesieniem pewnych kosztów. Przez to, firmy często zastanawiają się czy nie powinny stworzyć autorskich rozwiązań, biorąc się za rozwijanie projektów, których rozmiary znacznie przewyższają początkowe założenia.
Ten artykuł pokazuje, na przykładzie naszej aplikacji – Tidaro, z jakimi wyzwaniami trzeba się liczyć tworząc własne narzędzie do rezerwacji i dlaczego skorzystanie z naszej pomocy może być bardziej opłacalne.
Jak często wygląda planowanie i rozwijanie narzędzia do rezerwacji w praktyce
Na przestrzeni lat, kilku szukających oszczędności klientów poinformowało nas o chęci stworzenia własnego narzędzia do rezerwacji. W podobnych sytuacjach zawsze staramy się podjąć rozmowę o opłacalności takiego wyjścia, lecz czasem proces decyzyjny jest już zakończony i firma przystępuje do działań. Mimo, że takie firmy kończą subskrypcję Tidaro, pozostajemy w kontakcie i chętnie dzielimy się doświadczeniem. Tak więc, jak to wygląda w praktyce?
Procesy decyzyjne w takiej sprawie często ciągną się miesiącami. Podjęcie decyzji o rozwijaniu własnego narzędzia nie oznacza, że firma podjęła już kroki w stronę realizacji planu. Przez ten czas firma zostaje bez funkcjonującego narzędzia do rezerwacji, znacząco ograniczając wygodę swoich pracowników, którzy zdążyli się już przyzwyczaić do funkcjonującego narzędzia.
Jako, że firmy decydujące się na taki krok szukają oszczędności, nie mogą przeznaczyć funduszy na nowy zespół deweloperski. Dlatego najczęściej decydują się na przyznanie projektu obecnym pracownikom. To wiąże się z kolejnymi opóźnieniami, ponieważ wszyscy potrzebni członkowie zespołu muszą skończyć swoje projekty. Trudno dobrze zgrać to w czasie, ponieważ do stworzenia wydajnego narzędzia do rezerwacji, potrzebni są specjaliści z wielu dziedzin, którzy realizują równolegle różne zadania.
Podczas realizacji projektu, zespoły napotykają różne trudności, które stawiają pod znakiem zapytania opłacalność całego przedsięwzięcia. Czasami już na etapie rozwijania nowej aplikacji, projekt pochłania tyle zasobów, że dalsze prace okazują się niemożliwe. Zdarza się, że dochodzi do stworzenia narzędzia, ale nie odpowiada ono na potrzeby firmy tak dobrze jak gotowe rozwiązania. Jednak największą przeszkodą w poprawnym funkcjonowaniu autorskiego systemu rezerwacji jest zazwyczaj etap utrzymania aplikacji. Okazuje się, że prac po wydaniu narzędzia jest tyle samo co przy samym procesie tworzenia i pojawia się potrzeba zawiązania nowego zespołu maintenance’owego, na który trzeba przeznaczyć dodatkowe środki.
Z doświadczenia wiemy, że większość firm, które chcą stworzyć własne narzędzie do rezerwacji, wraca do używania gotowych rozwiązań na przestrzeni kolejnych dwóch lat od zapadnięcia takiej decyzji.
Czy istnieją szanse powodzenia?
Użyłem uogólnienia, aby pokazać trudności stojące za procesem tworzenia autorskiego narzędzia do rezerwacji. Istnieją jednak firmy, które odniosły sukces na tym polu i obecnie korzystają z własnego narzędzia.
Niestety, sukces w dużej mierze zależy od zasobów, które firma może przeznaczyć na projekt. Jest to łatwiejsze w większych firmach, a przez większe mam na myśli międzynarodowe korporacje. Wszystko sprowadza się do tego, ile osób firma może oddelegować do rozwoju nowego narzędzia i ile pieniędzy chce zainwestować. Jednak pytanie pozostaje pozostaje to samo: czy naprawdę warto rozpoczynać taki projekt?
Dlaczego warto korzystać z narzędzia SaaS jak Tidaro?
- Oszczędność zasobów
Koszt subskrypcji Tidaro jest niższy niż stworzenie, utrzymanie i rozwijanie własnego systemu, nawet za pośrednictwem narzędzi AI. System typu SaaS pozwala na obniżenie kosztów związanych z zakupem sprzętu i rozbudowaniem infrastruktury w firmie.
- Oszczędność czasu
Używając zewnętrznego narzędzia jak Tidaro, firmy oszczędzają czas potrzebny na:
- Identyfikację potrzeb i problemów pod stworzenie rozwiązania
- Stworzenie zespołu odpowiedzialnego za projekt (IT, Design, Office, Operations)
- Stworzenie aplikacji na różne systemy operacyjne
- Testowanie aplikacji we własnych strukturach
- Zaprojektowanie interfejsu przyjaznego użytkownikom
- Cykliczne aktualizacje oprogramowania
- Obsługę problemów technicznych użytkowników
- Onboarding i obsługę zapytań odnośnie działania narzędzia
- Stworzenie materiałów typu instrukcja użytkowania i video tutoriale
- Obsługę awarii systemu
- Przeniesienie użytkowników do nowego narzędzia
- Bezpieczeństwo i zgodność
Bezpieczeństwo danych i ciągłość działania są dla Tidaro jednym z kluczowych priorytetów. Korzystając z naszego rozwiązania, firma zyskuje dostęp do narzędzia rozwijanego zgodnie z uporządkowanymi standardami bezpieczeństwa informacji, bez konieczności samodzielnego budowania i utrzymywania takich procesów wewnątrz organizacji.
Tidaro działa w oparciu o standard ISO 27001, co oznacza, że procesy związane z ochroną informacji, zarządzaniem ryzykiem, dostępami, ciągłością działania oraz obsługą incydentów są realizowane w ramach ustandaryzowanego systemu zarządzania bezpieczeństwem informacji.
Dzięki temu firmy korzystające z Tidaro zyskują między innymi:
- Ochronę danych w ramach uporządkowanych procesów bezpieczeństwa
- Kontrolę dostępów do systemu i danych
- Stały monitoring obszarów związanych z ryzykiem i bezpieczeństwem
- Procedury reagowania na incydenty i nieprawidłowości
- Regularne przeglądy i doskonalenie stosowanych zabezpieczeń
- Większą przewidywalność i stabilność działania usługi
- Wsparcie w realizacji wymagań organizacyjnych i compliance po stronie klienta
Dla wielu firm stworzenie wewnętrznie systemu o porównywalnym poziomie organizacji bezpieczeństwa wymaga zaangażowania dodatkowych zasobów, wiedzy specjalistycznej oraz czasu. Korzystając z Tidaro, klient otrzymuje gotowe rozwiązanie, w którym bezpieczeństwo jest integralną częścią produktu i procesu jego utrzymania.
- Wsparcie techniczne
Tidaro oferuje dedykowane wsparcie techniczne użytkowników i administratorów dotyczące:
- Onobardingu użytkowników
- Nadawania dostępów dla użytkowników
- Wysyłania i lokalizowania linków aktywaycjnych
- Problemów z logowaniem i działaniem aplikacji
- Aktualizacji aplikacji na różne systemy operacyjne
- Zapytań użytkowników odnośnie poszczególnych funkcji
Korzystając z autorskiego narzędzia do rezerwacji, powstaje potrzeba stworzenia osobnej jednostki obsługującej podobne zapytania w wielu lokalizacjach.
- Elastyczność i skalowalność
Tidaro dostosowujemy do potrzeb firmy na różnych etapach współpracy, z uwzględnieniem:
- Zmieniających się potrzeb na rynku
- Aktualizowanych polityk prywatności
- Nowych regulacji prawnych
- Rotacji pracowników wewnątrz firmy
- Powiększenia bądź zmniejszenia firmy
- Wydarzeń niezależnych od firmy, wpływających na jej funkcjonowanie, np. pandemia
W przypadku skalowania narzędzia na inne oddziały firmy, Tidaro potrzebuje jedynie 3 do 10 dni (w zależności od rozmiarów nowych lokalizacji) na:
- Wdrożenie narzędzia
- Utworzenie kont
- Onboarding pracowników
- Przesłanie materiałów szkoleniowych (instrukcji i video)
- Dostarczenie interaktywnych map biur
- Wysoka jakość i wydajność
Z Tidaro korzysta ponad 40 000 użytkowników w różnych krajach, a nasze SLA jest na poziomie 99% (product status). Tidaro zostało stworzone we współpracy z ekspertami od UI, UX oraz designerami i jest stale udoskonalane dzięki feedbackowi od klientów. Z doświadczenia wiemy, że taki proces jest czasochłonny i kosztowny.
- Więcej niż aplikacja do rezerwacji
Tidaro, oprócz rezerwacji biurek, miejsc parkingowych i sal, oferuje szeroki zakres funkcjonalności wspomagających pracę hybrydową:
- Personalizowane interaktywne mapy biur
- Dzielenie biur i parkingów na mniejsze strefy celem sprawniejszego zarządzania
- Filtrowanie zasobów biura po ustalonych parametrach
- Przegląd osób obecnych w biurze
- Lokalizowanie współpracowników
- Dodawanie numerów tablic rejestracyjnych
- Rozwiązywanie problemów związanych z parkowaniem
- Wyznaczanie administratorów stref, którzy pomagają w organizacji biura i parkingu
- Raporty i analityka obecności, rezerwacji i wykorzystania biura oraz jego zasobów
- Rezerwacje biurek i miejsc parkingowych dla gości
- Logowanie SSO
Tidaro to jednak nie tylko software, ale także usługa i realne wsparcie we wdrożeniu oraz codziennym korzystaniu z narzędzia. Dzielimy się doświadczeniem z wielu wdrożeń i pomagamy klientom dobrać funkcje oraz sposób konfiguracji do ich konkretnej sytuacji, modelu pracy i potrzeb organizacyjnych.
Wspieramy firmy między innymi w zakresie:
- Doradztwa przy wyborze funkcjonalności i sposobu działania narzędzia
- Dopasowania rozwiązania do specyfiki biura, parkingów i struktury organizacyjnej
- Pomocy podczas wdrożenia i uruchomienia systemu
- Wsparcia przy wejściu użytkowników do aplikacji i rozpoczęciu korzystania z niej
- Rekomendowania najlepszych rozwiązań w trakcie współpracy, gdy zmieniają się potrzeby firmy
- Pomocy w bieżących sytuacjach operacyjnych związanych z korzystaniem z systemu
Dzięki temu klient otrzymuje nie tylko narzędzie, ale także partnera, który pomaga wdrożyć je skutecznie, wygodnie i z uwzględnieniem realiów codziennego funkcjonowania firmy.
- Rezygnacja w każdym momencie i bez kosztów
Jeśli firma decyduje się zrezygnować z usług Tidaro, może to zrobić w każdym momencie nie ponosząc dodatkowych kosztów. Jeśli autorskie narzędzie do rezerwacji okaże się zbędne lub niewystarczające, firma musi liczyć się z już poniesionymi konsekwencjami finansowymi, kadrowymi i czasowymi.
Podsumowanie
Nie bez powodu na rynku istnieje tyle firm zajmujących się wyłącznie tworzeniem, rozwijaniem i utrzymywaniem narzędzi do rezerwacji biurowych. Takie projekty pochłaniają dużo czasu i zasobów, przez co często stają się niemożliwe do realizacji w firmach, które świadczą usługi w innych branżach. Podczas planowania takie projektu trzeba wziąć pod uwagę wiele kwestii, o których osoby decyzyjne nie wiedzą przed rozpoczęciem prac. W porównaniu z monstrualnym przedsięwzięciem jakim jest tworzenie autorskiego systemu rezerwacji, koszt subskrypcji gotowego rozwiązania wydaje się niewielki i ściąga z barków firm wiele uciążliwych obowiązków.