Czas się zameldować!
Wielu z Was czekało na tę funkcję. Z przyjemnością ogłaszamy, że udostępniamy meldowanie obecności w aplikacji Tidaro.
Kiedy pracownik dokonuje rezerwacji biurka lub miejsca parkingowego z wyprzedzeniem, zawsze istnieje możliwość, że plany ulegną zmianie, a rezerwacja może nie być już potrzebna. Jeśli firma korzysta z nowej funkcji, pracownik musi zameldować się w określonym czasie. Niektóre firmy mogą również włączyć opcję automatycznego zwolnienia, co oznacza, że rezerwacja może zostać automatycznie anulowana, jeśli zameldowanie nie zostanie wykonane.
Meldowanie się: jak to działa?
Niezależnie od tego, czy pracownik ma jedną rezerwację (biurko lub miejsce parkingowe), czy dwie (zarówno biurko, jak i miejsce parkingowe), dokonuje zameldowania obecności tylko raz.
Gdy pracownik wejdzie do aplikacji Tidaro i dokona rezerwacji na dany dzień, zobaczy sekcję meldowania obecności na ekranie głównym (zarówno w aplikacji webowej, jak i mobilnej).
Aby zameldować obecność, wystarczy, że użytkownik kliknie przycisk „Potwierdź” w aplikacji.
Meldowanie obecności: przypomnienia
Za każdym razem, gdy ktoś zarezerwuje miejsce lub biurko w Tidaro, w dniu rezerwacji może otrzymać trzy rodzaje przypomnień o zameldowaniu.
- Powiadomienie w aplikacji
Gdy pojawi się powiadomienie o zameldowaniu obecności, użytkownik może użyć go aby błyskawicznie zameldować obecność.
- Powiadomienie push (tylko w aplikacji mobilnej)
- Powiadomienie w formie maila
Dostępna jest także opcja przypomnień przez skrzynkę mailową.
Kliknięcie jednego z przycisków w wiadomości e-mail spowoduje automatyczne zameldowanie pracownika lub zwolnienie rezerwacji. Logowanie nie będzie potrzebne.
Wiadomość o zameldowaniu pojawia się raz, niezależnie od tego, czy pracownik ma zarezerwowane miejsce parkingowe, biurko, czy oba.
Meldowanie obecności: okienko rezerwacji
W aplikacji Tidaro, pracownicy mogą zarezerwować biurko na cały dzień i miejsce parkingowe na kilka godzin lub cały dzień.
Jeśli chodzi o przypomnienia o zameldowaniu, istnieją pewne drobne różnice, gdy Tidaro działa w trybie dziennym lub w trybie rezerwacji godzinowych.
Jak działa meldowanie obecności, gdy włączone są
rezerwacje godzinowe (działa tylko w module rezerwacji miejsc parkingowych
Załóżmy, że pracujesz na nocną zmianę i zarezerwujesz miejsce od godziny 16:00.
W aplikacji pojawi się komunikat o możliwości zameldowania, a także powiadomienie informujące, że można się zameldować między godziną 15:00 a 17:00. Okres ten rozpoczyna się godzinę przed rozpoczęciem rezerwacji i kończy godzinę po jej rozpoczęciu. Nazywa się to okienkiem meldowania obecności, a jego zakres może być dowolnie zmieniany przez firmę.
Jak przebiega meldowanie obecności w przypadku rezerwacji
dziennych?
Każdy klient ma domyślny zakres czasu dla pełnego dnia roboczego. Załóżmy, że domyślnie jest to 9:00-17:00. Okno zameldowania będzie trwało od 8:00 do 10:00 (2 godziny).
Tak więc zasada dotycząca okna odprawy jest następująca: 2-godzinne okno zameldowania, rozpoczyna się godzinę przed otwarciem okna rezerwacji i kończy się godzinę po jego otwarciu.
Ważne: Jeśli pracownik będzie chciał zameldować się później,
nie będzie mógł tego zrobić, a w aplikacji Tidaro pojawi się komunikat
informujący, że czas zameldowania minął.
Meldowanie obecności: wykluczanie grup
Niektórzy klienci mogą chcieć wykluczyć określone grupy pracowników z możliwości meldowania się. Na przykład, firma może zdecydować się na wykluczenie zespołu obsługi klienta lub menedżerów.
Taką konfigurację możemy wprowadzić na prośbę klienta.
Meldowanie obecności: raporty
Jeśli klienci chcą sprawdzić status meldowania pracowników, mogą to zrobić w raportach, tych dotyczących parkingu, jak i raportów rezerwacji biurek. Klienci będą mogli generować raporty dla wszystkich rezerwacji, zarówno zameldowanych jak i niezameldowanych.
Meldowanie obecności i automatyczne zwalnianie rezerwacji
Oprócz meldowania obecności, pracodawcy mogą również włączyć opcję automatycznego zwalniania niezameldowanych rezerwacji.
Oznacza to, że jeśli pracownik ma rezerwację, ale nie zamelduje się w wyznaczonym okienku, rezerwacja zostanie automatycznie zwolniona (anulowana). Biurko lub miejsce parkingowe stanie się znów dostępne do rezerwacji.
Użytkownik zobaczy w aplikacji komunikat informujący, że zameldowanie musi nastąpić w określonym czasie, w przeciwnym razie rezerwacja zostanie anulowana.
Jak wspomnieliśmy wcześniej, pracodawca może wybrać, jakie rodzaje przypomnień mają być wysyłane do użytkowników.
Jeśli czas na odprawę minął, pracownik zostanie poinformowany za pośrednictwem wiadomości e-mail lub powiadomienia push, że jego rezerwacje zostały anulowane.
Meldowanie obecności: przykłady wykorzystania
Kiedy pracownik rezerwuje biurko lub miejsce parkingowe w Tidaro, a następnie decyduje się na pracę z domu i nie anuluje rezerwacji, może to prowadzić do zakłamania danych w raportach oraz nieefektywnego wykorzystania zasobów. Dlatego narodziła się potrzeba wprowadzenia do Tidaro funkcji meldowania.
Ważne jest, aby najemcy zdawali sobie sprawę, że funkcja zameldowania nie rozwiąże wszystkich problemów z frekwencją i wykorzystaniem zasobów, które mogą się pojawić.
Oto kilka przykładów:
- Jeśli pracownik zapomni się zameldować, pracodawca zobaczy luki w swoich raportach: większą liczbę rezerwacji niż zameldowań.
- Jeśli pracownik zarezerwuje miejsce parkingowe lub biurko, ale nie zamelduje się, rezerwacja może zostać automatycznie anulowana (gdy włączona jest funkcja automatycznego zwalniania), udostępniając miejsce innym osobom. Jeśli jednak pierwszy pracownik przybędzie później do pracy i zobaczy, że biurko/miejsce parkingowe nie jest już dostępne, może to spowodować tarcia.
- Wyobraźmy sobie taką sytuację: pracownik rezerwuje biurko, ale zapomina się zameldować po przybyciu do biura. Firma ma włączoną opcję automatycznego zwalniania. Pracownik rozkłada się na zarezerwowanym biurku, a następnie idzie na kawę. Po godzinie pracownik nadal się nie zameldował, więc biurko zostaje automatycznie zwolnione. W rezultacie ktoś inny rezerwuje biurko, przy którym są już rozłożone rzeczy innego pracownika.
Co to oznacza dla pracodawców?
Zameldowanie się na zarezerwowanym miejscu parkingowym lub przy biurku jest procesem ręcznym, wykonywanym przez pracownika. Wprowadza to potencjalne ryzyko, jak to, że pracownik może zapomnieć o zameldowaniu się. Oznacza to, że sama funkcja meldowania się może nie rozwiązać w pełni kwestii raportowania frekwencji, chyba że pracownicy podejdą skrupulatnie do kwestii meldunku.
Analizując różnice między liczbą rezerwacji a liczbą zameldowań w danym przedziale czasowym, pracodawca może zidentyfikować czy problem z potwierdzaniem rezerwacji istnieje w jego firmie i podjąć pewne decyzje związane z polityką miejsca pracy.
Co zrobić jeśli chcesz włączyć meldowanie obecności w swojej firmie?
Jeśli chcesz włączyć funkcję meldowania obecności, możesz skontaktować się z nami pod adresem support@tidaro.com, a my przeprowadzimy konfigurację.
Okienko meldowania można spersonalizować, podobnie jak wykluczone grupy oraz terminy przypomnień.