Letnia promocja: 20% zni偶ki!

Przewodnik po pracy hybrydowej

Praca hybrydowa to elastyczne podej艣cie do pracy, kt贸re 艂膮czy w sobie zalety pracy zdalnej i stacjonarnej

Odkryj najlepsze praktyki i przyk艂ady, kt贸re pomog膮 zespo艂om HR, IT i office menad偶erom w zarz膮dzaniu prac膮 hybrydow膮.

hybrid work

Jak stworzy膰 polityk臋 pracy hybrydowej

Polityka pracy hybrydowej to dokument okre艣laj膮cy prawa pracownik贸w podczas hybrydowego systemu pracy. Zawiera informacje na temat kwestii prawnych oraz tego gdzie, jak i kiedy pracownicy danej firmy mog膮 wykonywa膰 swoje obowi膮zki. Wzmo偶ona potrzeba stworzenia polityki pracy hybrydowej pojawi艂a si臋 w momencie wybuchu pandemiii i konieczno艣ci przej艣cia du偶ej ilo艣ci ludzi na prac臋 zdaln膮. Dok艂adne wymagania i ustalenia mog膮 si臋 r贸偶ni膰 w zale偶no艣ci od firmy, charakteru pracy i wybranego modelu pracy hybrydowej.

Polityka pracy hybrydowej wi膮偶e si臋 z potencjalnymi wyzwaniami, takimi jak kwestie wsp贸艂pracy, utrzymanie kultury firmy, ustalenie przejrzystych aspekt贸w prawnych oraz zapewnienie pracownikom poczucia wi臋zi z kolegami i organizacj膮. Jednak偶e, staranne planowanie i komunikacja mog膮 pokona膰 wiele z tych wyzwa艅.

Co mo偶e si臋 sta膰, gdy firma nie ma polityki pracy hybrydowej?

Kiedy firma nie ma polityki pracy hybrydowej, mo偶e to prowadzi膰 do zamieszania, niepewno艣ci i potencjalnych problem贸w dla pracownik贸w i pracodawc贸w.

Zbi贸r regu艂 i zasad okre艣lonych przez pracodawc臋 znacznie u艂atwia organizacj臋 pracy hybrydowej. Ze wzgl臋du na to, 偶e ta forma jest bardzo elastyczna, warto wdro偶y膰 przejrzyst膮 polityk臋 tak, aby unikn膮膰 dezinformacji. W dodatku polityka pracy hybrydowej jest niezwykle wa偶na z punktu widzenia bezpiecze艅stwa zar贸wno pracownika, jak i pracodawcy podczas ewentualnych wypadk贸w, kradzie偶y i niefortunnych sytuacji losowych. 

Za wprowadzeniem polityki pracy hybrydowej 艣wiadcz膮 r贸wnie偶 dane pochodz膮ce z bada艅. Poni偶ej przedstawiamy wyniki, kt贸re uzyska艂a ameryka艅ska sp贸艂ka zajmuj膮ca si臋 doradztwem w zakresie zarz膮dzania strategicznego. W badaniu a偶 75% wszystkich respondent贸w stwierdzi艂o, 偶e preferuje hybrydowy model pracy.

inclusive hybrid work policy

殴r贸d艂o

Oto niekt贸re z mo偶liwych konsekwencji braku jasnej polityki pracy hybrydowej:

  • Niesp贸jno艣膰: Bez jasnej polityki, mened偶erowie i prze艂o偶eni mog膮 r贸偶nie interpretowa膰 ustalenia dotycz膮ce pracy hybrydowej, co prowadzi do niesp贸jno艣ci w harmonogramach pracy, oczekiwaniach komunikacyjnych i zarz膮dzaniu wydajno艣ci膮.
  • Brak jasno艣ci: Bez wytycznych pracownicy mog膮 nie mie膰 jasno艣ci, czego oczekuje si臋 od nich podczas pracy zdalnej, co mo偶e prowadzi膰 do nieporozumie艅 i zamieszania.
  • Spadek wydajno艣ci: Bez jasnych oczekiwa艅 pracownicy mog膮 mie膰 trudno艣ci z efektywnym zarz膮dzaniem swoim czasem lub czu膰 si臋 od艂膮czeni od zespo艂u, co prowadzi do obni偶enia wydajno艣ci.
  • Problem z komunikacj膮: Bez wytycznych dotycz膮cych komunikacji pracownicy mog膮 mie膰 trudno艣ci z utrzymaniem kontaktu ze wsp贸艂pracownikami i prze艂o偶onymi, co prowadzi do nieporozumie艅, op贸藕nie艅 i frustracji.
  • Ryzyko prawne: Bez jasnych zasad dotycz膮cych bezpiecze艅stwa danych i zgodno艣ci z przepisami, firmy mog膮 ryzykowa膰 naruszenie przepis贸w dotycz膮cych prywatno艣ci lub nara偶enie wra偶liwych danych na naruszenie bezpiecze艅stwa.
  • Niezadowolenie pracownik贸w: Pracownicy mog膮 by膰 niezadowoleni z powodu braku jasno艣ci i sp贸jno艣ci w zakresie organizacji pracy zdalnej, co prowadzi do spadku zaanga偶owania i zwi臋kszonej rotacji.

Brak jasnej polityki dotycz膮cej pracy hybrydowej mo偶e prowadzi膰 do wielu problem贸w zar贸wno dla pracownik贸w, jak i pracodawc贸w. Dobrze zdefiniowana polityka mo偶e pom贸c zapewni膰, 偶e wszyscy s膮 po tej samej stronie, okre艣li膰 jasne oczekiwania i zmniejszy膰 ryzyko nieporozumie艅 lub innych powa偶niejszych problem贸w.

Og贸lnie rzecz bior膮c, polityka pracy hybrydowej jest niezb臋dnym dokumentem dla organizacji, kt贸re pragn膮 dobrze odnajdywa膰 si臋 w przysz艂o艣ci pracy. Poprzez jasne okre艣lenie oczekiwa艅 i wytycznych dotycz膮cych pracy hybrydowej, firmy mog膮 stworzy膰 kultur臋 zaufania i wsp贸艂pracy, kt贸ra pozwala na elastyczno艣膰 i produktywno艣膰. Tworz膮c polityk臋 pracy hybrydowej, nale偶y pami臋ta膰 o uwzgl臋dnieniu unikalnych cel贸w organizacji, a tak偶e preferencji i potrzeb pracownik贸w. W ten spos贸b mo偶na stworzy膰 polityk臋, kt贸ra b臋dzie dzia艂a膰 na korzy艣膰 wszystkich i zapewni organizacji sukces w przysz艂o艣ci.

Teraz zag艂臋bmy si臋 w hybrydow膮 polityk臋 pracy i zobaczmy, co powinna obejmowa膰.

Co powinna zawiera膰 polityka pracy hybrydowej?

W zale偶no艣ci od profilu dzia艂alno艣ci firmy polityka pracy hybrydowej mo偶e zawiera膰 r贸偶ne elementy. Do podstawowych zalicza si臋 czas pracy, miejsce jej wykonywania, kana艂y komunikacji, oczekiwania pracodawcy i pracownika, potrzebne zasoby oraz dany system hybrydowy. Jej wa偶nym aspektem jest r贸wnie偶 kwestia prawna czyli prawa pracownika. 

Czas pracy –. To bardzo istotne, 偶eby okre艣li膰 czas pracy oraz kwestie dost臋pno艣ci danych pracownik贸w. Wiele firm wprowadza tak zwane working hours (eng: godziny pracy). Dzi臋ki nim niezale偶nie od tego czy pracuje si臋 zdalnie czy stacjonarnie, w danym przedziale czasowym pracownicy s膮 dla siebie dost臋pni i umawiaj膮 si臋 na spotkania. 

Praca zdalna czasami mylnie jest postrzegana jako mo偶liwo艣膰 wykonywania obowi膮zk贸w na przestrzeni ca艂ego dnia. Warto wi臋c okre艣li膰 sztywne ramy czasu pracy na potrzeby bezpiecze艅stwa i ewentualnych wypadk贸w, kt贸re mog膮 wyst膮pi膰 podczas pracy zdalnej.

Miejsce pracy – Mo偶liwo艣膰 pracy hybrydowej daje elastyczno艣膰 co do miejsca wykonywania obowi膮zk贸w. Dlatego podczas tworzenia polityki pracy hybrydowej koniecznie trzeba wyznaczy膰 miejsca dozwolone na prac臋. 

Cz臋艣膰 pracownik贸w b臋dzie pracowa艂a z domu, inni z kawiarni, ale mog膮 pojawi膰 si臋 tacy, kt贸rzy b臋d膮 wybierali t艂oczne i g艂o艣ne miejsca lub ze s艂abym dost臋pem do internetu. Taka sytuacja mo偶e sprawi膰, 偶e spotkania online z tak膮 osob膮 b臋d膮 nieproduktywne i trudne, a jako艣膰 jej pracy niska. 

Oczekiwania – Poinformuj pracownik贸w dlaczego firma zdecydowa艂a si臋 na model pracy hybrydowej. Jasno zaznacz w dokumencie czas obowi膮zywania danej polityki oraz oczekiwania odno艣nie systemu pracy, potrzebnych zasob贸w (jak np. stabilne lub szyfrowane 艂膮cze internetowe), odpowiedni dress code lub konieczno艣膰 w艂膮czania kamerek podczas spotka艅 online. 

Google wprowadzi艂o eksperymentaln膮 metodyk臋 spotka艅 z okr膮g艂膮 cz臋艣ci膮 wypoczynkow膮 z 2 osobami pracuj膮cymi stacjonarnie i 3 innymi na indywidualnych ekranach wideokonferencyjnych. 

A „Campfire” space – metoda spotka艅 testowana przez Google

System pracyPracownicy potrzebuj膮 jasnego harmonogramu, do kt贸rego b臋d膮 w stanie dopasowa膰 swoje obowi膮zki. Pi臋ciodniowy tydzie艅 pracy mo偶na podzieli膰 np. na 2 dni w biurze i 3 dni pracy zdalnej lub na odwr贸t. Niekt贸re miejsca pracy organizuj膮 jeden dzie艅 na spotkania, w kt贸rym wszyscy pracownicy musz膮 obowi膮zkowo uczestniczy膰 osobi艣cie, a inni mog膮 wole膰, aby pracownicy opracowali 艣cis艂e harmonogramy ze swoimi mened偶erami.聽

Coraz cz臋艣ciej firmy decyduj膮 si臋 r贸wnie偶 na opcj臋 Hot desking czyli system pracy, w kt贸rym nie ma przydzielonego miejsca pracy i za ka偶dym razem pracownik mo偶e wybra膰 inne biurko.聽

Firma Salesforce wprowadzi艂a elastyczny system pracy. Nie narzuca pracownikom konkretnych dni, w kt贸re musz膮 by膰 obecni. Wymaga jednak, aby po艣wi臋cili od jednego do trzech dni na prac臋 w biurze, prezentacje oraz networking.

Przyk艂ad planu pracy hybrydowej firmy Salesforce. WFH: Work from home (praca z domu)

Firma HubSpot r贸wnie偶 wprowadzi艂a elastyczny system pracy. Pracownicy przychodz膮 do biura dwa lub mniej dni w tygodniu. Kiedy pracuj膮 stacjonarnie, otrzymuj膮 tzw. 鈥渉otel

desk鈥, inaczej zwane 鈥渉ot desk鈥. Dodatkowo HubSpot pomaga urz膮dzi膰 przestrze艅 pracy w domu.

Komunikacja – Okre艣l kana艂y komunikacyjne, kt贸re b臋d膮 obowi膮zywa膰 pracownik贸w podczas pracy hybrydowej. Dzi臋ki temu jasne b臋dzie gdzie, kiedy, kto i dlaczego pracuje zdalnie lub stacjonarnie.

Ciekawym rozwi膮zaniem jest wykorzystywanie aplikacji, jak Share by Parkanizer, w kt贸rej bezpo艣rednio wida膰, kt贸ry pracownik jest w pracy i jakie dok艂adnie biurko zajmuje. Dodatkowo opcja collegue finder umo偶liwia zajmowanie miejsca obok ulubionych os贸b.

Zasady pracy – Przypomnij pracownikom w dokumencie na temat polityki pracy hybrydowej o prawach, kt贸re im przys艂uguj膮 oraz podstawowych zasadach, kt贸re ich obowi膮zuj膮. Nale偶膮 do nich na przyk艂ad kwestia dofinansowania do domowego biura lub mo偶liwo艣膰 wzi臋cia zwolnienia lekarskiego nawet je艣li pracuje si臋 zdalnie. W momencie, w kt贸rym pracownik przebywaj膮cy w domu, z艂amie np. nog臋 w drodze do kuchni 艣wiadczenie odszkodowania mo偶e r贸偶ni膰 si臋 w zale偶no艣ci od tego czy zadzia艂o si臋 to w godzinach pracy czy nie. 

Dodatkowo do polityki pracy hybrydowej mo偶na w艂膮czy膰 elementy takie jak np. elastyczne godziny pracy, system monitorowania pracy czy odpowiednie zabezpieczenia w celu chronienie dokument贸w przed osobami postronnymi podczas przebywania w domu. 

Jakie pytania warto zada膰 przed wprowadzeniem polityki pracy hybrydowej?

  • Dlaczego firma wprowadza prac臋 hybrydow膮? Jakie daje ona korzy艣ci?
  • Kto kwalifikuje si臋 do pracy hybrydowej?
  • Jak b臋dzie wygl膮da艂 harmonogram pracy i obowi膮zki w zakresie pracy hybrydowej?
  • Jakie 艣rodki bezpiecze艅stwa lub sytuacje niebezpieczne nale偶y wzi膮膰 pod uwag臋, gdy niekt贸rzy pracownicy s膮 w biurze, a inni pracuj膮 w domu?
  • Czy godziny pracy s膮 takie same dla pracownik贸w zdalnych i stacjonarnych?
  • Jakiego sprz臋tu potrzebuj膮 pracownicy zdalni i czy firma go zapewni?
  • Jak b臋d膮 odbywa膰 si臋 spotkania zespo艂u i na jakiej platformie?
  • Jak b臋d膮 podejmowane decyzje strategiczne w kwestii systemu pracy? 
  • Czy pracownicy b臋d膮 mogli wybra膰, czy chc膮 pracowa膰 zdalnie lub osobi艣cie, czy zale偶y to od ich stanowiska w firmie?
  • Czy od pracownik贸w zdalnych oczekuje si臋 takiego samego ubioru jak od stacjonarnych?
  • Jak b臋d膮 mierzone efekty pracy pracownik贸w zdalnych i stacjonarnych?

Narz臋dzia u艂atwiaj膮ce egzekwowanie polityki pracy hybrydowej

Wyobra藕my sobie, 偶e jaka艣 firma ze wzgl臋du na koszty zmniejszy艂a powierzchni臋 biurow膮 i biuro nie jest ju偶 w stanie pomie艣ci膰 wszystkich pracownik贸w. Idealnym rozwi膮zaniem dla takiej firmy mo偶e by膰 w艂a艣nie stworzenie polityki pracy hybrydowej i wykorzystanie np. systemu „hot desking”.

Firma powinna poinformowa膰 wszystkich pracownik贸w o wybranym do tego celu narz臋dziu. Pojawi si臋 wi臋c pytanie jak zarz膮dza膰 tymi hot deskami 偶eby nie zrobi艂 si臋 ba艂agan?

Dzi臋ki aplikacji Tidaro do obs艂ugi hot desk贸w firmy mog膮 zrezygnowa膰 z arkuszy kalkulacyjnych i umo偶liwi膰 pracownikom 艂atw膮 i samodzieln膮 rezerwacj臋 biurka.

Ko艅cz膮c nasz rozdzia艂 o hybrydowych politykach pracy, chcemy zostawi膰 Wam dwa przyk艂ady polityk z prawdziwych firm: Dell i GitLab.

Powodzenia w tworzeniu w艂asnej polityki pracy hybrydowej!

I nie zapominaj: te polityki mog膮 ( a wr臋cz powinny) ulec zmianie. B臋d膮 one musia艂y zosta膰 dostosowane i dopracowane w oparciu o wewn臋trzne opinie pracownik贸w i mened偶er贸w.