Letnia promocja: 20% zni偶ki!

Przewodnik po pracy hybrydowej

Praca hybrydowa to elastyczne podej艣cie do pracy, kt贸re 艂膮czy w sobie zalety pracy zdalnej i stacjonarnej

Odkryj najlepsze praktyki i przyk艂ady, kt贸re pomog膮 zespo艂om HR, IT i office menad偶erom w zarz膮dzaniu prac膮 hybrydow膮.

hybrid work

Jak wprowadzi膰 prac臋 hybrydow膮 w firmie

Twoja firma w艂a艣nie zdecydowa艂a si臋 na wdro偶enie pracy hybrydowej – co teraz? Czas na plan dzia艂ania, kt贸ry uwzgl臋dnia r贸偶norodne czynniki wp艂ywaj膮ce na organizacj臋 takiego miejsca pracy.

Warto zwr贸ci膰 uwag臋 na kilka kluczowych czynnik贸w, kt贸re maj膮 wp艂yw na organizacj臋 miejsca pracy w formie hybrydowej:

  • Lokalizacja biura,  
  • Lokalizacja pracownika,  
  • Charakter wykonywanej pracy (sprzeda偶, marketing, tworzenie oprogramowania itp.) 
  • Elastyczno艣膰 zespo艂贸w kierowniczych, 
  • Potrzeby i cele zar贸wno pracodawcy jak i pracownik贸w.
introducing hybrid work

殴r贸d艂o

Wiesz co jest najlepsze? Pracownicy chc膮 mie膰 wp艂yw na to, gdzie i jak pracuj膮. Daj im mo偶liwo艣膰 uczestniczenia w tym procesie, aby poczuli si臋 zaanga偶owani i zmotywowani do wsp贸艂tworzenia nowego, inspiruj膮cego miejsca pracy.

Jak mo偶e wygl膮da膰 przyk艂adowy plan wdro偶enia pracy hybrydowej?  Informacje na ten temat znajdziesz poni偶ej i pami臋taj, 偶e musi on uwzgl臋dnia膰 wcze艣niej wymienione czynniki. Zanim przejdziemy do planu, chcieliby艣my podkre艣li膰 jedn膮 wa偶n膮 rzecz: praca hybrydowa to nie tylko kwestia miejsca pracy, ale tak偶e integracji zespo艂贸w pracuj膮cych zar贸wno w biurze, jak i zdalnie. Chodzi o produktywno艣膰, dobre samopoczucie oraz wsp贸ln膮 kultur臋 firmy.

A teraz, plan dzia艂ania.

Oto lista kontrolna, kt贸r膮 przygotowali艣my dla Ciebie, gdy zdecydujesz si臋 na wdro偶enie pracy hybrydowej:

  1. Porozmawiaj z pracownikami i sprawd藕, jakie s膮 ich oczekiwania

Zach臋camy do przeprowadzenia rozm贸w z pracownikami i zbadania ich oczekiwa艅 w zakresie pracy hybrydowej. Warto zidentyfikowa膰 punkty b贸lu i wyzwania, zar贸wno dla pracownik贸w, jak i dla pracodawc贸w. Kluczowe jest znalezienie kompromisu, aby zminimalizowa膰 potencjalne tarcia. Mo偶esz zacz膮膰 od rozm贸w z kierownikami zespo艂贸w, aby pozna膰 sytuacj臋 w poszczeg贸lnych dzia艂ach, a nast臋pnie przeprowadzi膰 ankiet臋 w ca艂ej firmie.

  1. Znajd藕 sposoby na rozwi膮zanie wcze艣niej zidentyfikowanych wyzwa艅. Zastan贸w si臋:
  • W jaki spos贸b pracownicy stacjonarni i zdalni b臋d膮 wsp贸艂pracowa膰? 
  • Jakie punkty styku w naszej firmie wymagaj膮 osobistej interakcji?   
  • Jak mo偶na wzmocni膰 kultur臋 firmy? 
  • Czy istniej膮 jakie艣 wymogi prawne, o kt贸rych powinni艣my wiedzie膰?  
  • Jak zmieni膮 si臋 umowy o prac臋? 
  • Jak poradzi膰 sobie z bezpiecze艅stwem i ochron膮 danych podczas pracy w domu? 
  • Czy niekt贸rzy pracownicy i dzia艂y maj膮 specyficzne potrzeby?
  • Jak na komunikacj臋 wp艂ynie hybrydowa polityka pracy? Utrata znanego miejsca pracy oraz oddzielenie od koleg贸w z zespo艂u i kierownik贸w sprawia, 偶e niekt贸rzy czuj膮 si臋 pozbawieni wsparcia ze strony kierownictwa.
  1. Stw贸rz jasn膮 i przejrzyst膮 polityk臋 pracy hybrydowej, w kt贸rej stwierdzasz co najmniej:
  • Kto jest uprawniony do pracy hybrydowej? Czy istniej膮 r贸偶nice pomi臋dzy niekt贸rymi zespo艂ami? 
  • Godziny pracy. Czy istniej膮 elastyczne godziny pracy? W jaki spos贸b s膮 one zarz膮dzane? Czy kierownicy zespo艂贸w i mened偶erowie musz膮 zatwierdza膰 elastyczne harmonogramy pracy dla pracownik贸w, kt贸rzy o to wnioskuj膮?  
  • System pracy – ile dni mo偶na sp臋dzi膰 w biurze i w domu? Na przyk艂ad, niekt贸re kraje nie pozwalaj膮 pracownikom pracowa膰 z miejsca, kt贸re nie jest ich domem. Wa偶ne jest wi臋c, aby by膰 poinformowanym o najnowszych przepisach, je艣li chodzi o prac臋 zdaln膮. 
  • Zasoby dost臋pne dla pracownik贸w (monitory, laptopy, s艂uchawki itp.), 
  • Zasady komunikacji, 
  • Role i obowi膮zki pracownik贸w hybrydowych oraz lider贸w i mened偶er贸w ich zespo艂贸w, 
  • Jak 艣ledzone s膮 zadania, jak mierzona jest wydajno艣膰, 
  • Zasady bezpiecze艅stwa i ochrony, 
  • Narz臋dzia i stos technologiczny wykorzystywany do zarz膮dzania biurkami hybrydowymi (je艣li dotyczy), 
  • Czy firma b臋dzie pokrywa膰 wszelkie wydatki. Niekt贸re przepisy krajowe okre艣laj膮, 偶e pracownik b臋dzie musia艂 podzieli膰 si臋 z pracodawc膮 rachunkami za internet lub energi臋.

W kolejnym rozdziale zag艂臋biamy si臋 bardziej w temat hybrydowych polityk pracy.

  1. Przemy艣l na nowo przestrze艅 biurow膮

Czy nadal potrzebujesz tej samej liczby biurek? A co z salami konferencyjnymi? Co powiesz na stworzenie przestrzeni, kt贸re lepiej sprzyjaj膮 wsp贸艂pracy i kreatywno艣ci?

Mo偶esz zainspirowa膰 si臋 tym, jak LinkedIn przeprojektowa艂 swoj膮 kwater臋 g艂贸wn膮:

  • S膮siedztwa – miejsca w kt贸rych ludzie mog膮 pracowa膰 razem. Ich p艂ynny uk艂ad, du偶a ilo艣膰 艣wiat艂a i otwarta przestrze艅 sprzyjaj膮 nawi膮zywaniu kontakt贸w i wsp贸艂pracy. To rekompensuje brak interakcji, kt贸ry wyst臋puje podczas pracy w domu.
LinkedIn hybrid office

殴r贸d艂o

  • Przestrzenie konferencyjne, kt贸re sprawiaj膮 wra偶enie modnych hotelowych pomieszcze艅. Koniec z salami konferencyjnymi bez okien!
  • Strefy Flex zaprojektowane z my艣l膮 o bardziej intensywnych sesjach pracy grupowej.
  • Strefy g艂臋bokiego skupienia, w kt贸rych pracownicy mog膮 najlepiej skupi膰 si臋 na swojej pracy.
  • Kawiarnie zostaj膮 ponownie wykorzystane. W kawiarniach nie chodzi ju偶 tylko o jedzenie, ale o po艂膮czenia – wsp贸lne siedzenie przy posi艂ku to wci膮偶 pot臋偶ny spos贸b na wzmocnienie relacji w pracy.

Ka偶da przestrze艅 w biurze LinkedIn posiada odpowiednie zaplecze techniczne, kt贸re sprzyja kreatywno艣ci i wsp贸艂pracy.

  1. Stw贸rz solidny plan komunikacji

Wybierz narz臋dzie, w kt贸rym b臋dziesz m贸g艂 zarz膮dza膰 ca艂膮 komunikacj膮 (chyba, 偶e ju偶 je masz). Uruchom kana艂 dedykowany pracy hybrydowej. Przygotuj o艣 czasu dla wdro偶enia procedur. W艂膮czaj pracownik贸w do rozmowy i otrzymuj ich opinie na bie偶膮co.

Zadbaj o stworzenie przep艂ywu komunikacji: kto kogo informuje? Z kim nale偶y rozmawia膰 na konkretne tematy: spotkania, wyniki, rezerwacja biurka itp.

  1. Przygotuj wdro偶enie nowych technologii niezb臋dnych do wsparcia pracy hybrydowej

Czy Tw贸j istniej膮cy zestaw technologii jest wystarczaj膮cy do zarz膮dzania hybrydowym miejscem pracy? Czy potrzebujesz czujnik贸w lub innych narz臋dzi firm trzecich? 

Jakich narz臋dzi b臋dziesz u偶ywa膰 do szyfrowania dokument贸w, do bezpiecznej komunikacji? Czy dane s膮 bezpiecznie przechowywane w niezawodnej infrastrukturze chmurowej?

  1. Zaplanuj wydarzenia i spotkania towarzyskie

Od teraz b臋dziesz musia艂 si臋 na nich bardziej skupi膰, poniewa偶 trzeba b臋dzie wirtualnie skr贸ci膰 dystans mi臋dzy pracownikami. Mo偶esz nawet pomy艣le膰 o wirtualnych godzinach kawy, gdzie koledzy po prostu anga偶uj膮 si臋 w r贸偶ne tematy, lub po prostu id膮 swobodnie, w celu lepszego poznania si臋.

socializing events

殴r贸d艂o

  1. Uzyskaj informacje zwrotne od pracownik贸w po 3 miesi膮cach i sprawd藕, czy potrzebne s膮 zmiany w polityce. Zapewnij niezb臋dne zmiany je艣li zajdzie taka potrzeba.

Celem hybrydowej polityki pracy jest ochrona interes贸w zar贸wno pracownik贸w, jak i pracodawcy, poprzez okre艣lenie jasnych warunk贸w pracy i oczekiwa艅. W kolejnych rozdzia艂ach bardziej zag艂臋bimy si臋 w polityk臋 pracy hybrydowej i przedstawimy r贸wnie偶 kilka jasnych przyk艂ad贸w. 

Wdra偶anie pracy hybrydowej to proces, kt贸ry po drodze trzeba szlifowa膰. Sekret tkwi w przejrzysto艣ci i komunikacji.  

Szczerze m贸wi膮c, najwi臋kszym wyzwaniem jest stworzenie spo艂eczno艣ci pracownik贸w, kt贸rzy czuj膮 si臋 po艂膮czeni i zmotywowani pomimo pracy w odleg艂o艣ci wielu kilometr贸w od siebie. Bo 鈥減roximity bias鈥 to prawdziwa rzecz. Tak wi臋c, na koniec dnia, wszystko to jest zwi膮zane ze zdrow膮 kultur膮 firmy. Istotn膮 cz臋艣ci膮 dobrze prosperuj膮cej kultury firmy jest dobre samopoczucie w miejscu pracy.  

Je艣li chcesz zmierzy膰 dobrostan w miejscu pracy, naukowcy z Centre for the New Workforce (Swinburne University of Technology – Australia) opracowali framework, z kt贸rego mo偶esz skorzysta膰. Narz臋dzie sk艂ada si臋 z pi臋ciu komponent贸w: subiektywne samopoczucie, zaanga偶owanie w prac臋, samopoczucie spo艂eczne, osi膮gni臋cia i zdrowie.聽

Mo偶esz wykorzysta膰 te punkty, aby uzyska膰 informacje zwrotne od pracownik贸w po wdro偶eniu pracy hybrydowej i sprawdzi膰, jak bardzo s膮 zaanga偶owani, jak bardzo czuj膮 si臋 zwi膮zani z firm膮 i nie tylko.


Component
Measure
Subjective wellbeing 
Positive sentiments I felt my work-life balance improved. I felt happier. I had positive mental health and wellbeing. 
Negative sentiments I felt alone. I felt hopeless. I felt like leaving my job. 
Job satisfaction How satisfied are you with your job? 
Work engagement 
Engagement I was able to zone out and not be distracted when I needed to. 
Meaning I worked on tasks that had a meaningful impact. 
Growth I had access to learning and development opportunities. 
Motivation I felt motivated to work. 
Purpose I felt I had purpose and meaning at work. 
Social wellbeing 
Quality connections I felt connected with my organization. Learned new things from colleagues. 
Social capital I have grown my connections with colleagues outside my team. I could easily collaborate with my team. 
Quality exchange relationships with leaders I received feedback often. 
Social support I felt trusted. I felt supported. 
Accomplishment 
Accomplishment I was able to work effectively and get things done. 
Success I knew exactly what I needed to do most of the time. 
Health 
Physical health I was able to take a break when needed. 
  1. Dostosowanie i dopracowanie polityki pracy hybrydowej

Plan pracy hybrydowej ju偶 mamy ale pytanie brzmi, kto teraz b臋dzie realizowa艂 ten plan?

Kto odpowiada za zarz膮dzanie prac膮 hybrydow膮 w zak艂adzie pracy?

W zale偶no艣ci od wielko艣ci firmy, zaanga偶owanych mo偶e by膰 wiele dzia艂贸w i os贸b: od kierownik贸w biur i administrator贸w (workplace teams), dzia艂贸w IT, po zespo艂y HR. Prze艣led藕my nieco ich wyzwania, je艣li chodzi o wdro偶enie pracy hybrydowej:

Pracownicy odpowiadaj膮cy za funkcjonowanie biura

W dostosowaniu si臋 do nowej normalno艣ci hybrydowego miejsca pracy, role kierownik贸w biur, office manager贸w i administrator贸w bardzo si臋 zmieni艂y.  Nowe wyzwania pojawiaj膮 si臋, gdy mamy do czynienia z pracownikami stacjonarnymi i zdalnymi. Pracownicy odpowiadaj膮cy za funkcjonowanie biura  musz膮 odpowiedzie膰 na takie pytania jak: 

  • Kto jest teraz w biurze?  
  • Kto jest teraz chory? 
  • Kto pracuje z domu?  
  • Jak zarz膮dzamy zasobami w biurze? 
  • Jak 艣ledzimy zasoby (monitory, laptopy, s艂uchawki, itp.) znajduj膮ce si臋 poza biurem? 
  • Jak zarz膮dza膰 hot deskingiem? 
  • Jak stworzy膰 atmosfer臋 w biurze nastawion膮 na wsp贸艂prac臋? 
  • Jak zoptymalizowa膰 wykorzystanie przestrzeni roboczej? 

Na koniec dnia zespo艂y odpowiadaj膮ce za funkcjonowanie biura dzia艂aj膮 jak mediator pomi臋dzy potrzebami pracodawcy i pracownik贸w. Mog膮 nadzorowa膰 hybrydow膮 strategi臋 pracy i prowadzi膰 zar贸wno pracownik贸w, jak i pracodawc贸w w taki spos贸b, aby wszyscy byli zadowoleni.  Nie jest to 艂atwe, m贸wi臋 wam.

Zespo艂y IT 

Technologia jest filarem zdrowego, hybrydowego miejsca pracy. Dos艂ownie, praca hybrydowa nie mog艂aby istnie膰 bez technologii. Jest ogromna ilo艣膰 technologii potrzebnych do tego, aby pracownicy mogli pracowa膰 zdalnie bez uszczerbku dla bezpiecze艅stwa, produktywno艣ci i satysfakcji pracownik贸w. Oto kilka pyta艅, z kt贸rymi borykaj膮 si臋 dzia艂y IT, je艣li chodzi o wdro偶enie pracy hybrydowej: 

  • Jakie s膮 technologie, kt贸re musimy wdro偶y膰, aby poprawi膰 komunikacj臋 pracownik贸w? 
  • Czy te narz臋dzia s膮 bezpieczne i zgodne z GDPR? 
  • Jak mo偶emy przeprowadzi膰 zdalne szkolenie z pracownikami, je艣li chodzi o wdra偶anie nowych technologii? 
  • Jak poprawi膰 zarz膮dzanie go艣膰mi i bezpiecze艅stwo biura?   
  • Jakie narz臋dzia musimy wdro偶y膰 do hot desking? Jak sprawi膰, by ludzie zacz臋li z nich korzysta膰? 
  • Czy istnieje specyficzny sprz臋t, kt贸ry nale偶y wdro偶y膰, aby zarz膮dza膰 prac膮 hybrydow膮? 
  • To tylko kilka z pyta艅, aby艣 zrozumia艂 kierunek problem贸w, z jakimi borykaj膮 si臋 zespo艂y IT w hybrydowym miejscu pracy.

Zespo艂y HR

Historycznie rzecz bior膮c, onboarding nowych pracownik贸w, wzrost kariery, uczenie si臋 i rozw贸j by艂y zwi膮zane z czasem sp臋dzonym w biurze, podczas uzyskiwania kontaktu z liderami i kolegami z zespo艂u. Ostatnie 3 lata zaburzy艂y ten status quo. W miejscu pracy pojawi艂y si臋 nowe wyzwania, a zespo艂y HR zmagaj膮 si臋 ze znalezieniem rozwi膮za艅. Oto kilka pyta艅, przed kt贸rymi staj膮:  

  • Jak mo偶na poprawi膰 prac臋 zespo艂ow膮 w hybrydowym miejscu pracy? 
  • Jak liderzy zespo艂贸w i mened偶erowie mog膮 poprawi膰 swoje umiej臋tno艣ci przyw贸dcze, aby m贸c stawi膰 czo艂a wyzwaniom zwi膮zanym z hybrydowymi zespo艂ami? 
  • Jak motywowa膰 pracownik贸w do przychodzenia do biura? 
  • Jak mierzy膰 produktywno艣膰? 
  • Jak zmniejszy膰 鈥減roximity bias鈥? 
  • Jak zarz膮dza膰 zdalnym szkoleniem i uczeniem si臋? 
  • Jak przygotowa膰 odpowiednie plany onboardingu dla nowych pracownik贸w, gdy mamy do czynienia z zespo艂ami hybrydowymi? 
  • Kto jest teraz w biurze? 
  • Jak zmieniaj膮 si臋 oceny wydajno艣ci w hybrydowym miejscu pracy? 
  • Jak zapewni膰 wi臋藕 mi臋dzy pracownikami? 
  • Jak wspiera膰 poczucie przynale偶no艣ci mi臋dzy pracownikami? 
  • Jak wygl膮da dobrostan psychiczny pracownik贸w? 

Te pytania mog膮 si臋 r贸偶ni膰 w zale偶no艣ci od wielko艣ci zespo艂贸w, oraz kultury firmy.

Obecnie osoby odpowiedzialne za funkcjonowanie biura, zespo艂y IT i HR zazwyczaj wsp贸艂pracuj膮 przy wprowadzaniu pracy hybrydowej. Z odpowiedni膮 polityk膮 pracy hybrydowej, mog膮 bezpiecznie porusza膰 si臋 po tym polu.

Kolejn膮 rzecz膮, kt贸r膮 powinni艣my wzi膮膰 pod uwag臋 jest fakt, 偶e elastyczno艣膰 tr膮ci hybryd膮. Przyk艂adowo, co z rozpocz臋ciem pracy mi臋dzy godzin膮 7 rano a 10, lub prac膮 6 godzin dzisiaj, a 10 godzin jutro? 

Dane pokazuj膮, 偶e elastyczno艣膰 staje si臋 kluczow膮 propozycj膮 warto艣ci dla pracodawc贸w (LinkedIn Global Talent Trends 2022). Wydaje si臋, 偶e gdy pracownicy s膮 zadowoleni z elastyczno艣ci czasowej i lokalizacyjnej swoich firm, s膮 2,1 razy bardziej sk艂onni poleci膰 prac臋 w danej firmie.聽

Zapraszam Ci臋 do naszego kolejnego rozdzia艂u o polityce pracy hybrydowej.