Twoja firma właśnie zdecydowała się na wdrożenie pracy hybrydowej – co teraz? Czas na plan działania, który uwzględnia różnorodne czynniki wpływające na organizację takiego miejsca pracy.
Warto zwrócić uwagę na kilka kluczowych czynników, które mają wpływ na organizację miejsca pracy w formie hybrydowej:
- Lokalizacja biura,
- Lokalizacja pracownika,
- Charakter wykonywanej pracy (sprzedaż, marketing, tworzenie oprogramowania itp.)
- Elastyczność zespołów kierowniczych,
- Potrzeby i cele zarówno pracodawcy jak i pracowników.
Wiesz co jest najlepsze? Pracownicy chcą mieć wpływ na to, gdzie i jak pracują. Daj im możliwość uczestniczenia w tym procesie, aby poczuli się zaangażowani i zmotywowani do współtworzenia nowego, inspirującego miejsca pracy.
Jak może wyglądać przykładowy plan wdrożenia pracy hybrydowej? Informacje na ten temat znajdziesz poniżej i pamiętaj, że musi on uwzględniać wcześniej wymienione czynniki. Zanim przejdziemy do planu, chcielibyśmy podkreślić jedną ważną rzecz: praca hybrydowa to nie tylko kwestia miejsca pracy, ale także integracji zespołów pracujących zarówno w biurze, jak i zdalnie. Chodzi o produktywność, dobre samopoczucie oraz wspólną kulturę firmy.
A teraz, plan działania.
Oto lista kontrolna, którą przygotowaliśmy dla Ciebie, gdy zdecydujesz się na wdrożenie pracy hybrydowej:
- Porozmawiaj z pracownikami i sprawdź, jakie są ich oczekiwania
Zachęcamy do przeprowadzenia rozmów z pracownikami i zbadania ich oczekiwań w zakresie pracy hybrydowej. Warto zidentyfikować punkty bólu i wyzwania, zarówno dla pracowników, jak i dla pracodawców. Kluczowe jest znalezienie kompromisu, aby zminimalizować potencjalne tarcia. Możesz zacząć od rozmów z kierownikami zespołów, aby poznać sytuację w poszczególnych działach, a następnie przeprowadzić ankietę w całej firmie.
- Znajdź sposoby na rozwiązanie wcześniej zidentyfikowanych wyzwań. Zastanów się:
- Jaki model hybrydowy najlepiej sprawdzi się w twojej firmie?
- W jaki sposób pracownicy stacjonarni i zdalni będą współpracować?
- Jakie punkty styku w naszej firmie wymagają osobistej interakcji?
- Jak można wzmocnić kulturę firmy?
- Czy istnieją jakieś wymogi prawne, o których powinniśmy wiedzieć?
- Jak zmienią się umowy o pracę?
- Jak poradzić sobie z bezpieczeństwem i ochroną danych podczas pracy w domu?
- Czy niektórzy pracownicy i działy mają specyficzne potrzeby?
- Jak na komunikację wpłynie hybrydowa polityka pracy? Utrata znanego miejsca pracy oraz oddzielenie od kolegów z zespołu i kierowników sprawia, że niektórzy czują się pozbawieni wsparcia ze strony kierownictwa.
- Stwórz jasny i przejrzysty regulamin pracy hybrydowej, w którym zdefiniujesz:
- Kto jest uprawniony do pracy hybrydowej? Czy istnieją różnice pomiędzy niektórymi zespołami?
- Godziny pracy. Czy istnieją elastyczne godziny pracy? W jaki sposób są one zarządzane? Czy kierownicy zespołów i menedżerowie muszą zatwierdzać elastyczne harmonogramy pracy dla pracowników, którzy o to wnioskują?
- System pracy – ile dni można spędzić w biurze i w domu? Na przykład, niektóre kraje nie pozwalają pracownikom pracować z miejsca, które nie jest ich domem. Ważne jest więc, aby być poinformowanym o najnowszych przepisach, jeśli chodzi o pracę zdalną.
- Zasoby dostępne dla pracowników (monitory, laptopy, słuchawki itp.),
- Zasady komunikacji,
- Role i obowiązki pracowników hybrydowych oraz liderów i menedżerów ich zespołów,
- Jak śledzone są zadania, jak mierzona jest wydajność,
- Zasady bezpieczeństwa i ochrony,
- Narzędzia wykorzystywane do zarządzania biurami hybrydowymi,
- Czy firma będzie pokrywać wszelkie wydatki. Niektóre przepisy krajowe określają, że pracownik będzie musiał podzielić się z pracodawcą rachunkami za internet lub energię.
W kolejnym rozdziale zagłębiamy się bardziej w temat hybrydowych polityk pracy.
- Przemyśl na nowo przestrzeń biurową
Czy nadal potrzebujesz tej samej liczby biurek? A co z salami konferencyjnymi? Co powiesz na stworzenie przestrzeni, które lepiej sprzyjają współpracy i kreatywności?
Możesz zainspirować się tym, jak LinkedIn przeprojektował swoją kwaterę główną:
- Sąsiedztwa – miejsca w których ludzie mogą pracować razem. Ich płynny układ, duża ilość światła i otwarta przestrzeń sprzyjają nawiązywaniu kontaktów i współpracy. To rekompensuje brak interakcji, który występuje podczas pracy w domu.
- Przestrzenie konferencyjne, które sprawiają wrażenie modnych hotelowych pomieszczeń. Koniec z salami konferencyjnymi bez okien!
- Strefy Flex zaprojektowane z myślą o bardziej intensywnych sesjach pracy grupowej.
- Strefy głębokiego skupienia, w których pracownicy mogą najlepiej skupić się na swojej pracy.
- Kawiarnie zostają ponownie wykorzystane. W kawiarniach nie chodzi już tylko o jedzenie, ale o połączenia – wspólne siedzenie przy posiłku to wciąż potężny sposób na wzmocnienie relacji w pracy.
Każda przestrzeń w biurze LinkedIn posiada odpowiednie zaplecze techniczne, które sprzyja kreatywności i współpracy.
- Stwórz solidny plan komunikacji
Wybierz narzędzie, w którym będziesz mógł zarządzać całą komunikacją (chyba, że już je masz). Uruchom kanał dedykowany pracy hybrydowej. Przygotuj oś czasu dla wdrożenia procedur. Włączaj pracowników do rozmowy i otrzymuj ich opinie na bieżąco.
Zadbaj o stworzenie przepływu komunikacji: kto kogo informuje? Z kim należy rozmawiać na konkretne tematy: spotkania, wyniki, rezerwacja biurka itp.
- Przygotuj wdrożenie nowych technologii niezbędnych do wsparcia pracy hybrydowej
Czy Twój istniejący zestaw technologii jest wystarczający do zarządzania hybrydowym miejscem pracy? Czy potrzebujesz czujników lub innych narzędzi firm trzecich?
Jakich narzędzi będziesz używać do szyfrowania dokumentów, do bezpiecznej komunikacji? Czy dane są bezpiecznie przechowywane w niezawodnej infrastrukturze chmurowej?
- Zaplanuj wydarzenia i spotkania towarzyskie
Od teraz będziesz musiał się na nich bardziej skupić, ponieważ trzeba będzie wirtualnie skrócić dystans między pracownikami. Możesz nawet pomyśleć o wirtualnych godzinach kawy, gdzie koledzy po prostu angażują się w różne tematy, lub po prostu idą swobodnie, w celu lepszego poznania się.
- Uzyskaj informacje zwrotne od pracowników po 3 miesiącach i sprawdź, czy potrzebne są zmiany w polityce. Zapewnij niezbędne zmiany jeśli zajdzie taka potrzeba.
Celem hybrydowej polityki pracy jest ochrona interesów zarówno pracowników, jak i pracodawcy, poprzez określenie jasnych warunków pracy i oczekiwań. W kolejnych rozdziałach bardziej zagłębimy się w politykę pracy hybrydowej i przedstawimy również kilka jasnych przykładów.
Wdrażanie pracy hybrydowej to proces, który po drodze trzeba szlifować. Sekret tkwi w przejrzystości i komunikacji.
Szczerze mówiąc, największym wyzwaniem jest stworzenie społeczności pracowników, którzy czują się połączeni i zmotywowani pomimo pracy w odległości wielu kilometrów od siebie. Bo “proximity bias” to prawdziwa rzecz. Tak więc, na koniec dnia, wszystko to jest związane ze zdrową kulturą firmy. Istotną częścią dobrze prosperującej kultury firmy jest dobre samopoczucie w miejscu pracy.
Jeśli chcesz zmierzyć dobrostan w miejscu pracy, naukowcy z Centre for the New Workforce (Swinburne University of Technology – Australia) opracowali framework, z którego możesz skorzystać. Narzędzie składa się z pięciu komponentów: subiektywne samopoczucie, zaangażowanie w pracę, samopoczucie społeczne, osiągnięcia i zdrowie.
Możesz wykorzystać te punkty, aby uzyskać informacje zwrotne od pracowników po wdrożeniu pracy hybrydowej i sprawdzić, jak bardzo są zaangażowani, jak bardzo czują się związani z firmą i nie tylko.
Komponent | Miara |
|---|---|
| Subiektywny well-being | |
| Pozytywne odczucia | Czułem, że poprawiła się moja równowaga między życiem zawodowym a prywatnym. Byłem szczęśliwszy. |
| Negatywne odczucia | Czułem się samotny. Czułem się beznadziejnie. Miałem ochotę rzucić pracę. |
| Satysfakcja z pracy | Jak bardzo jesteś zadowolony ze swojej pracy? |
| Zaangażowanie w pracę | |
| Zaangażowanie | Potrafiłem się wyłączyć i nie rozpraszać, kiedy było to potrzebne. |
| Poczucie sensu | Pracowałem nad zadaniami, które miały znaczenie. |
| Rozwój | Miałem dostęp do możliwości nauki i rozwoju. |
| Motywacja | Czułem się zmotywowany do pracy. |
| Poczucie celu | Czułem, że moja praca miała sens i cel. |
| Dobrostan społeczny | |
| Jakościowe relacje | Czułem się związany z moją organizacją. Uczyłem się nowych rzeczy od współpracowników. |
| Kapitał społeczny | Rozwinąłem relacje z osobami spoza mojego zespołu. Mogłem łatwo współpracować ze swoim zespołem. |
| Relacje z liderami | Często otrzymywałem informacje zwrotne. |
| Wsparcie społeczne | Czułem zaufanie. Czułem się wspierany. |
| Osiągnięcia | |
| Spełnianie się | Potrafiłem pracować efektywnie i osiągać wyniki. |
| Sukces | Wiedziałem dokładnie, co mam robić przez większość czasu. |
| Zdrowie | |
| Zdrowie fizyczne | Mogłem zrobić przerwę, kiedy tego potrzebowałem. |
- Dostosowanie i dopracowanie polityki pracy hybrydowej
Plan pracy hybrydowej już mamy ale pytanie brzmi, kto teraz będzie realizował ten plan?
Kto odpowiada za zarządzanie pracą hybrydową w zakładzie pracy?
W zależności od wielkości firmy, zaangażowanych może być wiele działów i osób: od kierowników biur i administratorów (workplace teams), działów IT, po zespoły HR. Prześledźmy nieco ich wyzwania, jeśli chodzi o wdrożenie pracy hybrydowej:
Pracownicy odpowiadający za funkcjonowanie biura
W dostosowaniu się do nowej normalności hybrydowego miejsca pracy, role kierowników biur, office managerów i administratorów bardzo się zmieniły. Nowe wyzwania pojawiają się, gdy mamy do czynienia z pracownikami stacjonarnymi i zdalnymi. Pracownicy odpowiadający za funkcjonowanie biura muszą odpowiedzieć na takie pytania jak:
- Kto jest teraz w biurze?
- Kto jest teraz chory?
- Kto pracuje z domu?
- Jak zarządzamy zasobami w biurze?
- Jak śledzimy zasoby (monitory, laptopy, słuchawki, itp.) znajdujące się poza biurem?
- Jak zarządzać hot deskingiem?
- Jak stworzyć atmosferę w biurze nastawioną na współpracę?
- Jak zoptymalizować wykorzystanie przestrzeni roboczej?
Na koniec dnia zespoły odpowiadające za funkcjonowanie biura działają jak mediator pomiędzy potrzebami pracodawcy i pracowników. Mogą nadzorować hybrydową strategię pracy i prowadzić zarówno pracowników, jak i pracodawców w taki sposób, aby wszyscy byli zadowoleni. Nie jest to łatwe, mówię wam.
Zespoły IT
Technologia jest filarem zdrowego, hybrydowego miejsca pracy. Dosłownie, praca hybrydowa nie mogłaby istnieć bez technologii. Jest ogromna ilość technologii potrzebnych do tego, aby pracownicy mogli pracować zdalnie bez uszczerbku dla bezpieczeństwa, produktywności i satysfakcji pracowników. Oto kilka pytań, z którymi borykają się działy IT, jeśli chodzi o wdrożenie pracy hybrydowej:
- Jakie są technologie, które musimy wdrożyć, aby poprawić komunikację pracowników?
- Czy te narzędzia są bezpieczne i zgodne z GDPR?
- Jak możemy przeprowadzić zdalne szkolenie z pracownikami, jeśli chodzi o wdrażanie nowych technologii?
- Jak poprawić zarządzanie gośćmi i bezpieczeństwo biura?
- Jakie narzędzia musimy wdrożyć do hot desking? Jak sprawić, by ludzie zaczęli z nich korzystać?
- Czy istnieje specyficzny sprzęt, który należy wdrożyć, aby zarządzać pracą hybrydową?
- To tylko kilka z pytań, abyś zrozumiał kierunek problemów, z jakimi borykają się zespoły IT w hybrydowym miejscu pracy.
Zespoły HR
Historycznie rzecz biorąc, onboarding nowych pracowników, wzrost kariery, uczenie się i rozwój były związane z czasem spędzonym w biurze, podczas uzyskiwania kontaktu z liderami i kolegami z zespołu. Ostatnie 3 lata zaburzyły ten status quo. W miejscu pracy pojawiły się nowe wyzwania, a zespoły HR zmagają się ze znalezieniem rozwiązań. Oto kilka pytań, przed którymi stają:
- Jak można poprawić pracę zespołową w hybrydowym miejscu pracy?
- Jak liderzy zespołów i menedżerowie mogą poprawić swoje umiejętności przywódcze, aby móc stawić czoła wyzwaniom związanym z hybrydowymi zespołami?
- Jak motywować pracowników do przychodzenia do biura?
- Jak mierzyć produktywność?
- Jak zmniejszyć “proximity bias”?
- Jak zarządzać zdalnym szkoleniem i uczeniem się?
- Jak przygotować odpowiednie plany onboardingu dla nowych pracowników, gdy mamy do czynienia z zespołami hybrydowymi?
- Kto jest teraz w biurze?
- Jak zmieniają się oceny wydajności w hybrydowym miejscu pracy?
- Jak zapewnić więź między pracownikami?
- Jak wspierać poczucie przynależności między pracownikami?
- Jak wygląda dobrostan psychiczny pracowników?
Te pytania mogą się różnić w zależności od wielkości zespołów, oraz kultury firmy.
Obecnie osoby odpowiedzialne za funkcjonowanie biura, zespoły IT i HR zazwyczaj współpracują przy wprowadzaniu pracy hybrydowej. Z odpowiednią polityką pracy hybrydowej, mogą bezpiecznie poruszać się po tym polu.
Kolejną rzeczą, którą powinniśmy wziąć pod uwagę jest fakt, że elastyczność trąci hybrydą. Przykładowo, co z rozpoczęciem pracy między godziną 7 rano a 10, lub pracą 6 godzin dzisiaj, a 10 godzin jutro?
Dane pokazują, że elastyczność staje się kluczową propozycją wartości dla pracodawców (LinkedIn Global Talent Trends 2022). Wydaje się, że gdy pracownicy są zadowoleni z elastyczności czasowej i lokalizacyjnej swoich firm, są 2,1 razy bardziej skłonni polecić pracę w danej firmie.
Zapraszam Cię do naszego kolejnego rozdziału o polityce pracy hybrydowej.