Rok 2023 zaskoczył fanów pracy zdalnej niewielkim wzrostem frekwencji w biurach, która powoli zbliża się do wartości sprzed pandemii. Natomiast, co nie wraca do stanu sprzed pandemii, to oczekiwania pracowników względem elastyczności ich miejsca pracy. Aby być gotowym na nową falę pracy biurowej, warto na nowo przemyśleć jedną z podstaw elastycznego biura – rezerwację biurek.
Czy faktycznie warto wprowadzać system rezerwacji biurek?
Według raportów, nawet 94% pracowników oczekuje elastycznych harmonogramów, a to oznacza, że biura muszą jakoś odzwierciedlać tę potrzebę. Niestety, przypisane na stałe biurka już nie wystarczają. Dlatego większość firm decyduje się na różne formy hot deskingu.
Podjęcie decyzji o hot desking to dopiero pierwszy krok. Na nim zyskać, potrzebny jest system zarządzania elastycznymi biurkami. Przez lata widzieliśmy wiele podejść, w tym korzystanie z arkuszy kalkulacyjnych i zrzucanie wszystkiego na głowę kierownika biura. Ostatecznie takie odpowiedniki właściwego systemu rezerwacji biurek zawsze okazują się nieskuteczne.
Dlatego posiadanie odpowiedniego narzędzia do zarządzania rezerwacjami „gorącymi biurkami” jest kluczowe podczas pracy hybrydowej. Przyjrzyjmy się niektórym korzyściom płynącym z posiadania dedykowanego systemu rezerwacji biurek:
- Pracownicy mogą rezerwować biurka samodzielnie, bez angażowania kierowników biura.
- Użytkownicy widzą, kto jest w biurze danego dnia.
- Jeśli potrzebują tego samego biurka na więcej niż jeden dzień, mogą łatwo zarezerwować je z wyprzedzeniem.
- Pracownicy są w stanie znaleźć swoich znajomych i zarezerwować biurka obok nich, co ułatwia współpracę.
- Łatwo jest wybrać odpowiednie biurko w zależności od obowiązków na dany dzień.
- Administratorzy mogą łatwo przypisywać pracowników do określonych stref biurowych.
- W razie potrzeby, biurka można łatwo wyłączyć z użytku.
- Wszystkie dane dotyczące rezerwacji biur pozostają w jednym miejscu i mogą być pobierane do arkuszy kalkulacyjnych.
Odpowiadając więc na pytanie postawione w tytule – tak, warto mieć system rezerwacji biurek. Oszczędza to czas, kłopoty i ułatwia zarządzanie biurem.
Jakie są najważniejsze funkcje system rezerwacji biurek, a co jest tylko dodatkiem?
Przed rozpoczęciem poważnych rozmów na temat wdrożenia narzędzia do rezerwacji biurek, należy wybrać dostawcę. Decydując o tym, jakie rozwiązanie powinna zakupić firma, decydenci czasami nadają priorytet poszczególnym funkcjom, zakładając, że będą one kluczowe w procesie rezerwacji biurek. W rzeczywistości niektóre z nich nie są przydatne, a jedynie generują dodatkowe koszty. Jakie są zatem najważniejsze cechy systemu rezerwacji biurek?
Aby odpowiedzieć na to pytanie, musimy zastanowić się nad celem takiego rozwiązania i sposobem, w jaki ludzie będą z niego korzystać. Co więcej, musimy być przy tym realistami.
Głównymi celami systemu rezerwacji biurek są:
- umożliwienie pracownikom rezerwacji biurek bez generowania dodatkowej pracy dla kogokolwiek;
- ułatwienie współpracy między współpracownikami i działami;
- ułatwienie kierownikom biura organizację i reorganizację biura;
- zwiększenie elastyczności biura i pracy;
- dostarczanie danych na temat wykorzystania biura jako podstawy do podejmowania decyzji.
Omówmy teraz kilka ważnych funkcji i niepotrzebnych dodatków w ramach tych punktów.
Prosta rezerwacja biurek
Rezerwacja biurek to, jak sama nazwa wskazuje, podstawowa i najważniejsza funkcja takiego systemu. Jest jednak kilka istotnych kwestii, na które należy zwrócić uwagę, a które nie są tak oczywiste przed wprowadzeniem systemu.
Ważne: prostota dokonywania szybkich rezerwacji
Wcześniej wspomniałem o byciu realistą, prawda? Na początku można pomyśleć, że pracownicy usiądą i zorganizują swój tydzień pracy z wyprzedzeniem. Niestety, rzeczywistość nie jest tak kolorowa. Ludzie zazwyczaj rezerwują potrzebne zasoby tuż przed przyjściem do biura. Dlatego też cenią sobie prostotę procesu rezerwacji. Im jest on łatwiejszy i szybszy, tym lepiej.
Ważne: ograniczenia w rezerwacji biurek
Istnieją rozwiązania, które pozwalają każdemu użytkownikowi zarezerwować dowolne biurko. Na początku może się to wydawać podejściem zwiększającym elastyczność, ale w praktyce może powodować wiele chaosu. Upewnij się, że system rezerwacji, który sprawdzasz, pozwala na wprowadzenie ograniczeń rezerwacji.
Dla przykładu, w aplikacji Tidaro można podzielić biuro na strefy i przypisać do nich grupy pracowników. W ten sposób można tworzyć strefy publiczne i prywatne, co pozwala lepiej kontrolować organizację biura.
Ważne: rezerwacje z interaktywnej mapy biura
To może się wydawać zbędą funkcją, ale proszę mi uwierzyć, jest ona bardzo przydatna. Wbudowana interaktywna mapa biura pozwala pracownikom zdecydować gdzie chcą pracować oraz nawigować między wszystkimi zajętymi stanowiskami pracy. Ułatwia to również pracę kierownikom biur podczas przeglądania obłożenia biura. Brak tej funkcji może zniechęcać pracowników do rezerwacji, ponieważ nie mają kontroli nad tym, gdzie i z kim pracują.
Niepotrzebne: dodatkowe urządzenia w biurze
Jest to prawdopodobnie największe nieporozumienie, jeśli chodzi o biurowe systemy rezerwacji. Powiem to wprost: system rezerwacji biurek NIE potrzebuje dodatkowych urządzeń na biurkach, aby działać wydajnie. Wiem, że wygląda to fajnie i może wydawać się bardziej solidne niż systemy oparte wyłącznie na oprogramowaniu. Jednak nie ma w tym nic więcej. Co gorsza, te urządzenia są drogie i ograniczają elastyczność biura. W dzisiejszych czasach każdy ma smartfona w kieszeni i jest to jedyne urządzenie, którego potrzebuje podczas rezerwacji biurek.
Przereklamowane: system check-in
Wielu potencjalnych klientów podczas rozmów z nami skupia się na systemie check-in. Zakładają, że jest to konieczność, która da im wgląd w to, kto i jak często przebywa w biurze. Zazwyczaj chcą wprowadzić skanowanie kodów QR po wejściu do biura. Niestety, nie działa to zgodnie z założeniami. Pracownicy rzadko pamiętają o skanowaniu tych kodów i uważają to za niedogodność. W rezultacie nie robią tego i na tym kończy się realistyczny obraz obłożenia biura.
Wygodna współpraca w biurze
Z perspektywy pracowników jest to prawdopodobnie najważniejsza część każdego systemu rezerwacji biurek. W końcu chcą się spotykać z członkami swojego zespołu i znajomymi w biurze. Wykonywanie obowiązków samemu zostawmy w domenie pracy zdalnej.
Ważne: podgląd na to kto jest w biurze
Jakie jest jedno z ważniejszych pytań, które pojawia się w głowie każdego pracownika przed wyjściem do pracy? Brzmi ono: z kim spotkam się dziś na miejscu? Jeśli to pytanie pozostanie bez odpowiedzi, może wpłynąć negatywnie na chęć pojawienia się w biurze. Tidaro ma funkcję, która pozwala zobaczyć, kto jest w biurze i widzimy, jak bardzo jest ona doceniana przez naszych użytkowników. Upewnij się więc, że twoje rozwiązanie pozwala pracownikom zobaczyć, kto jest w biurze w danym dniu i pozwala im zaplanować wizyty w biurze z kolegami.
Ważne: wyszukiwanie współpracowników w biurze
Jestem pewien, że możesz sobie wyobrazić co najmniej 10 sytuacji, w których pracownik musi znaleźć współpracownika w biurze hybrydowym. Ponieważ każdy może codziennie rezerwować inne biurko, zadanie to nie jest takie proste. Bez dedykowanej funkcji wyszukiwania stanowisk pracy współpracowników, takie poszukiwania mogą się przekształcić w prawdziwą grę w chowanego. Dlatego tak ważne jest, aby system rezerwacji biurek posiadał podobną funkcję. Oszczędza to wiele czasu i frustracji.
Niepotrzebne: wbudowany chat
Spójrzmy prawdzie w oczy: w typowym biurze istnieje tak wiele różnych komunikatorów, że system rezerwacji nie musi mieć dodatkowego. Na początku może się to wydawać wygodnym rozwiązaniem, ale ostatecznie tylko zwiększa zmęczenie spowodowane zbyt dużą ilością informacji w zbyt wielu miejscach.
Łatwe zarządzanie biurem
Każdy dobry system rezerwacji biurek oferuje zestaw narzędzi administracyjnych, które pomagają kierownikom biur organizować pracowników i zasoby. Bez tego nie możemy mówić o zwiększeniu elastyczności. Przyjrzyjmy się najważniejszym z nich.
Ważne: zarządzanie biurkami
Absolutną podstawą, jeśli chodzi o narzędzia administracyjne w systemie rezerwacji biurek, jest zarządzanie biurkami. Oto co powinien oferować każdy taki system:
- Rezerwacja biurek w imieniu użytkowników.
- Wyłączanie biurek z użycia.
- Przypisywanie biurek do pracowników.
- Przeznaczanie biurek dla gości biurowych.
Ważne: zarządzanie rezerwacjami
Kwestia ta jest często pomijana przy wyborze systemu rezerwacji biurek, ponieważ wiele osób zakłada, że jest tym samym, co zarządzanie biurkami. Zarządzanie rezerwacjami pozwala dostosować sam proces rezerwacji, np. na jak długo dane biurko może być zajęte lub z jakim wyprzedzeniem pracownicy mogą dokonywać rezerwacji. Z doświadczenia wiemy, że te funkcje przydają się szybciej, niż ktokolwiek przypuszcza.
Ważne: zarządzanie pracownikami
Aplikacje do rezerwacji nie są systemami HR, więc nikt nie powinien oczekiwać niczego zbyt wymyślnego. Niemniej jednak, funkcje takie jak grupowanie pracowników, nadawanie im uprawnień do rezerwowania określonych grup biurek, zapraszanie nowych pracowników lub usuwanie ich są zbyt przydatne, aby je zignorować. Wnioskowanie o pracę zdalną jest również ciekawym dodatkiem do takiego systemu. Jednak większość firm obsługuje takie wnioski za pomocą oprogramowania HR, więc nie jest to aż tak istotne.
Dane o wykorzystaniu biura
To, jakiego rodzaju dane są ważne, zależy od firmy i branży, dlatego musisz szukać rozwiązania, które zaspokoi większość potrzeb twojej firmy. Istnieją jednak pewne informacje, które nasi klienci uważają za szczególnie przydatne i właśnie nimi chcę się z tobą podzielić.
- Obłożenie biura: kompleksowy system rezerwacji biurek powinien dać ci wyobrażenie o tym, jaka część biura jest faktycznie wykorzystywana przez pracowników. Jeszcze lepiej, jeśli możesz określić, które części biura są najbardziej popularne. W ten sposób możesz zdecydować np. o zmniejszeniu biura lub uatrakcyjnieniu mniej popularnych stref.
- Dane dotyczące aktywności pracowników: powiedzą ci, jakie są wzorce wizyt pracowników w biurze. Jakie dni wybierają na przyjazd do biura, jakie części biura wybierają, jakie biurka preferują. W ten sposób możesz dostosować biuro i harmonogramy do naturalnych zachowań pracowników.
- Dane dotyczące rezerwacji: po wprowadzeniu systemu rezerwacji biurek prawdopodobnie zechcesz się dowiedzieć, czy była to dobra decyzja i czy pracownicy naprawdę z niego korzystają. Tutaj z pomocą przychodzą raporty rezerwacji.
Jak wprowadzić system rezerwacji biurek
Teraz, gdy już wiesz, czego szukać w systemie rezerwacji biurek, nadszedł czas, aby omówić proces jego wdrażania. Należy pamiętać, że proces wdrażania może się różnić w zależności od narzędzia, choć istnieją pewne uniwersalne porady, z którymi warto się zapoznać.
Krok 1: przygotowanie do implementacji
Każdy system rezerwacji biurek jest rozwiązaniem opartym o oprogramowanie, co oznacza, że należy omówić jego wprowadzenie do firmy z działem IT. Jeśli nie wiesz, o co zapytać, oto mała lista pytań, na które powinno się odpowiedzieć:
- Chcemy wprowadzić rozwiązanie do rezerwacji biurek XYZ. Czy widzicie potencjalne problemy techniczne związane z tym tematem?
- Czy macie jakieś wymagania dotyczące produktu, który chcemy wdrożyć?
- Czy dostawca będzie musiał wypełnić kwestionariusz bezpieczeństwa?
- Czy mamy politykę bezpieczeństwa lub wymagania technologiczne, które dostawca powinien znać?
- Czy będziecie wymagać instalacji oprogramowania na serwerach firmy?
- Kto weźmie udział w testowaniu aplikacji?
- Kto z naszej strony będzie nadzorował wdrożenie i testy?
- Ponadto, jeśli dostawca umożliwia jakiekolwiek integracje, warto zapytać dział IT, czy jest gotowy na dodatkową konfigurację techniczną.
Krok 2: dostarczenie niezbędnych informacji
Przed rozpoczęciem korzystania z rozwiązania do rezerwacji biurek należy najpierw skonfigurować je pod kątem potrzeb firmy. Rodzaj potrzebnych informacji różni się w zależności od wybranego dostawcy. Poniżej wskazuję kwestie, które z dużym prawdopodobieństwem zostaną poruszone.
- Jeśli rozwiązanie oferuje mapy biur, dostawca poprosi o dostarczenie map lub planów biura twojej firmy. Potrzebna będzie również liczba i lokalizacja biurek.
- Jeśli nie zamierzasz korzystać z technologii Single Sign-On, dostawca będzie potrzebował listy twoich pracowników, aby zarejestrować ich w aplikacji.
- Musisz zdecydować kto będzie administratorem.
- Jeśli narzędzie zapewnia funkcje takie jak podział biura na strefy, musisz zdecydować jak zarządzać nimi w aplikacji.
- Powinno się również poinformować dostawcę o wszelkich niestandardowych konfiguracjach, które chcesz wprowadzić.
Krok 3: wdrożenie pracowników
Aby nowe narzędzie działało wydajnie, konieczne będzie przeszkolenie pracowników w zakresie jego obsługi. Niektóre firmy oferują szkolenia dla pracowników, więc najlepiej skorzystać z tej możliwości. Jeśli dostawca nie ma takiej usługi, należy zapytać o wszelkie materiały szkoleniowe (takie jak filmy i instrukcje), które może dostarczyć.
Krok 4: testowanie I feedback
Większość rozwiązań do rezerwacji biurek oferuje bezpłatny okres próbny dla swoich klientów, aby sprawdzić, czy system spełnia wszystkie ich wymagania. Jeśli chcesz, aby cała firma przetestowała go od razu, wystarczy wdrożyć narzędzie i zobaczyć, jak działa. Jednak wiele firm najpierw wyznacza grupę osób do przetestowania narzędzia i dostarczenia informacji zwrotnych. Jeśli chcesz zrobić to samo, upewnij się, że stworzysz taką grupę przed rozpoczęciem testów. Może to trochę potrwać, a nie chcesz marnować okresu próbnego.
Pozostaje jeszcze przekazanie dostawcy informacji zwrotnej. Pamiętaj, aby wskazać każdy zgłoszony problem i podzielić się swoją opinią na temat systemu. Dobry dostawca powinien być otwarty na dyskusję i dostosowanie swojego narzędzia do twoich potrzeb. W ten sposób otrzymasz dokładnie to, czego chcesz i przetestujesz nieco obsługę klienta dostawcy. Jeśli nie podoba ci się współpraca, nie martw się, na rynku są inni dostawcy. Nie ma sensu inwestować czasu we współpracę, która ostatecznie zakończy się niepowodzeniem.
System do rezerwacji biurek wdrożony. Co dalej?
To krok, o którym niewielu myśli. Samo wprowadzenie systemu rezerwacji biurek niekoniecznie przekłada się na natychmiastowe korzyści. Polecam testować różne konfiguracje biura i wszystkie możliwości jakie daje nowe narzędzie. Dzięki odpowiedniemu gromadzeniu i analizie danych będziesz w stanie zobaczyć, co działa najlepiej dla twojego biura i pracowników.
Dla przykładu, nasi klienci zazwyczaj sprawdzają, jak różne ustawienia rezerwacji wpływają na doświadczenia pracowników. Niektórzy z nich chcą sprawdzić, czy pozostawienie całego biura wolnego do rezerwacji zda egzamin i czasem wracają do pomysłu stref prywatnych. Inni sprawdzają, na jak długo i z jakim wyprzedzeniem pracownicy rezerwują biurka i jaki ma to związek z realizacją rezerwacji. Są też tacy, którzy sprawdzają dane dotyczące aktywności pracowników, aby ustalić najbardziej optymalne dni na spotkania twarzą w twarz. Możliwości jest wiele i należy pamiętać, aby nie pozostawiać narzędzia do rezerwacji biurek na ustawieniach domyślnych.
W końcu pamiętaj o zebraniu opinii pracowników. Wyślij anonimowe ankiety i poproś o szczere opinie na temat nowego narzędzia i organizacji biura. Być może nie wszystkie problemy można łatwo rozwiązać, ale często istnieją małe niedogodności, którym można zaradzić, aby poprawić doświadczenia pracowników.
Podsumowanie
Rozważając rozwiązanie do rezerwacji biurek dla swojej firmy, należy przeprowadzić kompleksowy research. Nie bój się kontaktować z dostawcami i zadawać im pytania, zanim ostatecznie zdecydujesz się na narzędzie, które chcesz kupić. Ten etap może zaoszczędzić późniejszych problemów i deficytach w efektywności.
Pozostań w kontakcie z dostawcą podczas procesu wdrażania, szkolenia pracowników i testowania. Upewnij się, że zbierasz informacje zwrotne i zgłaszasz wszystkie potencjalne problemy, ponieważ nierozwiązane będą tylko rosły w kolejnych miesiącach.
Na koniec przygotuj się na kilka eksperymentów z nowym narzędziem, aby zobaczyć, jaka konfiguracja jest najlepsza dla Twoich pracowników i biur. Pamiętaj, aby zebrać opinie na temat nowego systemu i odpowiednio go dostosować.
Jeśli Twoja firma wykona wszystkie powyższe kroki, korzyści płynące z elastycznego podejścia do rezerwacji biurek wkrótce zaczną się pojawiać.